## Что такое Закрома.Архив?

**Закрома.Архив** - это современная система для хранения, поиска, учёта и совместной работы с документами. Она создана для того, чтобы упростить повседневную работу сотрудников с важными файлами и обеспечить прозрачность документооборота в компании.

Система подходит для использования в крупных организациях, где необходимо:

-   быстро находить нужные документы,
-   отслеживать их изменения,
-   разграничивать права доступа,
-   организовывать внутренние процессы согласования,
-   формировать отчеты.

## Что умеет система?

С помощью **Закрома.Архив** вы сможете:

-   **Хранить документы** в вами заданной иерархии или смарт-папках;
-   **Быстро находить** нужные файлы с помощью фильтров и поиска;
-   **Группировать документы** в комплекты;
-   **Добавлять в избранное** важные документы;
-   **Следить за изменениями** и версиями;
-   **Совместно работать**: указывать наблюдателей, авторов, оставлять комментарии;
-   **Автоматизировать процессы**: запускать согласование, маршруты, напоминания;
-   **Настраивать доступ** - по ролям, группам и индивидуально.

## Кто может работать с системой? 

Система предназначена для **рядовых сотрудников и специалистов** отделов,
руководителей и администраторов. Каждый пользователь имеет доступ только
к тем функциям, которые ему действительно нужны.

## Как работает доступ 

Доступ к функциям и документам определяется **ролью пользователя**. Есть два типа ролей:

-   **Административные роли** (глобальные) - дают широкие полномочия и обычно назначаются ИТ-специалистами или администраторами
-   **Пользовательские роли** (ограниченные) - позволяют видеть и редактировать только определённые типы документов.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/6e2abd8b9325911bf4d92c60931b1ffa.png)

Также можно назначить роль **по отношению к конкретному документу**:

-   **Автор** - тот, кто создал документ;
-   **Наблюдатель** - может просматривать документ, даже если нет общей роли;
-   **Никто** - не имеет доступа.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/eb091d79f46c1122fd970741fd57d0b5.png)

Добро пожаловать в Закрома.Архив!

О системе


**Юзер-кейс: Компания «ГеоПроект» внедряет электронный документооборот
через Закрома.Архив**

**Цель**: Упростить согласование договоров, улучшить контроль за
документооборотом, исключить потери важных файлов.

##  Этап 1: Настройка системы

**Администратор** заходит в раздел **«Администрирование»** и:

-   Создает **типы документов**: «Договор подряда», «Смета», «Акт выполненных работ», «Комплект проектной документации».

-   Назначает для каждого типа свой **набор атрибутов** (например, у «Договора» - «Контрагент», «Сумма», «Срок действия»).

-   Настраивает **автоматизации**:

    -   При создании «Договора» - сразу запуск маршрута согласования.
    -   При смене статуса на «На хранении» - отправить уведомление юристу.

-   Устанавливает **маршруты согласования**:

    -   Сначала документ уходит в бухгалтерию,
    -   Потом - в юридический отдел,
    -   Затем - на подписание руководителю.

Создает **группы пользователей** - «Бухгалтерия», «Юристы», «Руководство» - и назначает **роли** (например, *Согласующий, Подписант*).

## Этап 2: Создание документов

**Менеджер проекта** создает документ типа «Договор подряда», заполняет атрибуты и прикрепляет файл.

Система автоматически запускает **маршрут согласования**, и на вкладке **«Процессы»** видно:

-   кто согласует,
-   на каком этапе всё находится,
-   сколько времени занимает каждый шаг.

## Этап 3: Работа с комплектами

После утверждения договора менеджер создает
комплект с типом «Комплект проектной
документации», в который входят:

-   сам договор,
-   приложение,
-   акт выполненных работ.

Состав комплекта уже настроен заранее, система сама подсказывает нужные
типы документов.

##  Этап 4: Контроль и аналитика

**Руководитель отдела** заходит в **«Отчёты»** и формирует:

-   список всех «Актов выполненных работ» за квартал;
-   отчёт по статусам (например, сколько документов в статусе **На хранении**);
-   список просроченных задач в **«Маршрутах»**.

Все отчёты сохраняются в **«Мои выгрузки»**.

##  Этап 5: Упрощение повседневной работы

-   Сотрудники добавляют важные документы в **«Избранное»**, чтобы не искать каждый раз.
-   Пользуются **«Мои документы»** и **«Мои задачи»**, где отображаются только актуальные для них документы и задачи.
-   Сохраняют фильтры как **смарт-папки** - например, смарт-папка «Все мои договоры на подписании».

## Этап 6: Замещения и безопасность

Во время отпуска бухгалтера его замещает другой сотрудник - это настроено в **карточке пользователя**. Все задачи переходят к замещающему.

**Специалист по безопасности** отслеживает изменения и действия в разделе **«Аудит действий»**: кто создавал, удалял, редактировал, когда и что именно.

## Этап 7: Хранение и структура

Документы хранятся в **иерархии**, логика организации повторяет структуру компании: «Контракты» → «2025» → «Апрель».

Хранение ведётся через **S3-хранилище**, настроенное в разделе **«Параметры»**. Все файлы в безопасном облаке.

## Результат

Компания «ГеоПроект» за одну неделю полностью перешла на цифровой документооборот. Никаких потерянных файлов, видно - кто что делает, процессы идут автоматически, задачи не «висят». Руководство в любой момент видит, на каком этапе документы.


Как это работает на практике

Пошаговый пример использования

Предлагаем пошаговую инструкцию, которая поможет вам начать работать с документами быстро и уверенно, даже если вы впервые в системе.

Чтобы начать работу:

1.  Войдите в систему с учётной записью.
2.  Откройте главное меню — это основной навигатор по разделам (**«Документы»**, **«Отчёты»**, **«Задачи»** и т. д.).

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/d8bb154cb1b988c5f94b31b40b058a70.png)
## Шаг 1. Настройте типы документов 

Прежде чем добавлять документы, нужно указать, **какие именно типы вы
будете использовать**. Это могут быть:

-   Договор
-   Приказ
-   Счёт
-   Заявление
-   Любой другой нужный вам тип документа

Для этого:

1.  Перейдите в раздел **«Администрирование» → «Типы документов»**
2.  Нажмите **+ Тип документа**
3.  Укажите название (например, «Служебная записка»)
4.  Выберите, будет это шаблон отдельного **документа** или шаблон **комплекта**
5.  Нажмите **Сохранить**

Позже вы сможете добавить к каждому типу документы, права доступа, поля (атрибуты), маршруты и автоматизацию.

## Шаг 2. Создайте роли пользователей

Роли определяют, какие действия может выполнять сотрудник в системе: кто создаёт документы, кто согласует, кто управляет настройками.

Для этого:
1.  Перейдите в **«Администрирование» → «Роли»**
2.  Создайте роли, нужные вашей компании, выбрав для каждой роли разрешения из предложенного системой списка.
3.  При необходимости — добавьте описания, чтобы коллеги понимали их назначение.

После этого вы сможете задавать доступ к документам и маршрутам уже на основе ролей.

## Шаг 3. Задайте права доступа 

После создания типа документа:

1.  Перейдите во вкладку **«Доступ»**.
2.  Добавьте сотрудников или группы, которые смогут видеть и редактировать документы этого типа.
3.  Назначьте роли - например, *Автор, Согласующий, Наблюдатель*. Это обеспечит правильный уровень доступа для каждого сотрудника.

## Шаг 4. Настройте поля (атрибуты) 

Для каждого типа документа можно задать набор полей, которые
пользователь будет заполнять при создании:

-   Сумма
-   Дата
-   Контрагент
-   Статус
-   Комментарий

Для этого:
1.  Перейдите в тип документа
2.  Откройте вкладку **«Атрибуты»**
3.  Нажмите **+ Добавить** и выберите нужные поля
## Шаг 5. Добавьте первый документ 

Теперь можно создать свой первый документ:

1.  Откройте нужную папку
2.  Нажмите кнопку **+ Документ**
3.  Выберите тип (например, «Служебная записка»)
4.  Заполните поля, прикрепите файл
5.  Сохраните

Поздравляем - вы добавили первый документ в систему!
## Шаг 6. (Опционально) Настройте маршруты и автоматизацию 

Если в вашей организации требуется согласование или автоматические
действия:

1.  В **«Администрировании»** перейдите во вкладку **«Маршруты»**
2.  Нажмите **+ Маршрут** и задайте шаги (например: «Согласование юриста» → «Подпись руководителя»)
3.  Затем свяжите маршрут с нужным типом документа через вкладку **«Автоматизация»**

Теперь при создании документа процесс будет запускаться автоматически.

## Шаг 7. Работайте с комплектами (если нужно) 

**Комплект** - это набор связанных документов (например, договор + счёт + акт). Чтобы создать:

1.  Добавьте **Комплект (экземпляр)**
2.  Укажите, какие типы документов могут входить в комплект
3.  При создании комплекта вы сможете добавить все нужные документы в одном месте

## Шаг 8. Пользуйтесь поиском и избранным 

Как только вы создадите несколько документов, вам будет удобно использовать:

-   **Поиск** - по названию, номеру, автору, дате
-   **Избранное** - нажмите звёздочку, чтобы быстро вернуться к важному
-   **Списки и смарт-папки** - фильтруйте документы и сохраняйте отборы
## Что дальше? 

После этих шагов вы уже сможете:

-   Хранить документы по папкам
-   Создавать комплекты
-   Запускать процессы согласования
-   Управлять доступом
-   Следить за задачами и действиями

Если что-то непонятно - переходите в раздел **FAQ** или обратитесь к администратору системы.

С чего начать?

**Панель пользователя** расположена в правом верхнем углу интерфейса и объединяет в одном месте инструменты, которые позволяют:

- Быстро реагировать на изменения в документах через уведомления.  
- Настраивать получение информации так, чтобы ничего не пропустить, но и не перегружать почту.  
- Работать на удобном языке интерфейса.  
- Управлять профилем и безопасно завершать работу в системе.  

Это делает работу с системой более персонализированной и удобной.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/c527cb9d930ff2d3bfdd267f712644fa.png)
## Языковые настройки

В панели доступен переключатель языков: `En` / `Ру`.  
Эта опция позволяет выбирать язык интерфейса, чтобы работать в привычной среде. Пользователь может мгновенно переключить язык без перезагрузки страницы.
## Профиль пользователя

По нажатию на имя или аватар в панели, открывается профиль пользователя.  

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/9af566875f24d15348cf66f29d0b7095.png)

В профиле доступны:

- **Общие данные** — информация о пользователе (*ФИО, логин, e-mail, должность*).  
- **Управление уведомлениями** — возможность гибко настроить, какие события будут сопровождаться уведомлением.  
  Например: добавление комментариев, изменение состава комплекта, создание новой версии документа, и др.  
  Для каждого события можно включить доставку уведомлений в **системе** и/или по **e-mail**.  

Это позволяет настроить удобный формат работы: получать уведомления только в интерфейсе, только по почте или в обоих вариантах.  

Все изменения сохраняются кнопкой `Сохранить` или отменяются кнопкой `Отмена`.
## Уведомления

Иконка  ![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/02494675468e722dd433e187d39d9c64.png) отображает количество новых уведомлений системы.   

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/de8a91a2709167729fd60f473f4fef89.png)

Уведомления помогают оперативно отслеживать активность в системе:

- Вкладка **«Новые»** — отображаются только непрочитанные уведомления.  
- Вкладка **«Прочитанные»** — история уведомлений, с которыми уже работал пользователь.  
В каждом уведомлении указывается тип события, дата и время, а также ссылка на документ или комментарий.  
Это позволяет не пропускать важные изменения и быстро переходить к нужному объекту. При необходимости можно использовать кнопку `Прочитать всё`, чтобы отметить все уведомления просмотренными.
## Выход из системы

Функция выхода из системы также расположена в меню Панели пользователя. При нажатии на иконку выхода ![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/bcfbe35a49f05e14ec5019a5b8377a16.png) отображается окно подтверждения, чтобы предотвратить случайное завершение работы. Пользователь может выбрать:  
- `Выйти` — завершить сеанс;  
- `Отмена` — остаться в системе.  



Основные инструменты для работы с системой: уведомления, язык интерфейса, профиль пользователя

Панель пользователя


1.  **Где посмотреть все документы, к которым у меня есть доступ?**

Перейдите в **раздел «Документы»**. Здесь отображаются:

-   ваши черновики;
-   документы, в которых вы указаны как автор, участник или наблюдатель;
-   документы вашей группы, если установлены групповые права;
-   документы, переданные вам по задаче или маршруту.

2. **Я не вижу нужный документ - что делать?**

Проверьте:

-   Есть ли у вас **права доступа** (на чтение);
-   Не установлен ли **фильтр**, ограничивающий отображение;
-   Не был ли документ удалён или скрыт по завершении маршрута.

Если вы получили ссылку на документ, но не видите его - значит, он вам
недоступен.

3. **Как найти документ, если помню только часть информации?**

Воспользуйтесь **поиском** в шапке экрана. Поиск работает по:

-   названию документа;
-   значениям атрибутов (например, «Контрагент: ООО Пример»);
-   файлам (названия вложений).

Также можно применить **расширенные фильтры**: по автору, дате, типу,
статусу.

4. **Где отображаются мои задания по согласованию?**

Все задания находятся в разделе **«Задачи»** в левом меню. Здесь вы
увидите:

-   текущие задания;
-   завершённые (с архивом);
-   просроченные;
-   задания, в которых вы наблюдатель.

5. **Я не могу отредактировать документ - почему?**

Проверьте:

-   Текущий **статус** документа (возможно, он заблокирован для редактирования);
-   Ваши **права** на редактирование (см. вкладку **«Доступ»** в типе);
-   Роль, с которой вы работаете (например, наблюдатель не может вносить изменения).

Также: поля могут быть заблокированы в определённых статусах (например, только для редактирования в **«Черновике»**).

6. **Почему автоматизация не сработала?**

Возможные причины:

-   Триггер не сработал (не выполнено условие);
-   Ошибка в действии (например, несуществующий пользователь);
-   У пользователя нет нужных прав;
-   Автоматизация отключена администратором;
-   В процессе возник сбой, отображённый как **ошибка** в журнале процесса.

Подробности можно найти в разделе **«Процессы» → карточка процесса → просмотр событий процесса**.

7. **Как посмотреть, кто и когда последний изменял документ?**

Откройте карточку документа и перейдите во вкладку **«История»**. Здесь отображаются:

-   изменения полей;
-   загрузки и удаления вложений;
-   действия пользователей;
-   переходы по статусам и запуски маршрутов.

8. **Могу ли я изменить маршрут после запуска?**

Нет, структура маршрута **не меняется после запуска**. Чтобы внести изменения:

-   остановите текущий процесс (если это разрешено);
-   запустите новый маршрут с другой логикой;
-   либо измените маршрут в типе документа - изменения вступят в силу **только для новых документов**.

9. **Чем отличается документ от комплекта?**

-   **Документ** - единичная запись, имеющая тип, поля и вложения;
-   **Комплект** - это группа связанных документов, которые обрабатываются совместно (например, договор + приложение + согласование).

В карточке комплекта отображаются все входящие документы и статус обработки по каждому.

10. **Какие ограничения есть на файлы?**

-   Максимальный размер одного файла: **устанавливается администратором** в разделе **«Параметры»**;
-   Поддерживаются произвольные типы файлов, о вы можете настроить ограничение, например, указав только `PDF, DOCX, XLSX, JPG, PNG` в [настройках](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/parametry#%D0%A0%D0%B5%D0%B4%D0%B0%D0%BA%D1%82%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5%20%D0%BF%D0%B0%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%B5%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B2?version=1.5).

-   Количество вложений - не ограничено, но большие комплекты могут повлиять на скорость загрузки.

11. **Что делать, если процесс согласования завис или завершился с ошибкой?**

- Откройте раздел **«Процессы»**;
- Найдите нужный процесс;
- Откройте журнал событий - ошибка будет подсвечена;
- В зависимости от роли, вы можете:
  - завершить процесс вручную;
  - перезапустить;
  - уведомить администратора.

16. **Чем отличается маршрут от автоматизации?**

**Маршрут** - это чёткая последовательность шагов, по которой движется
документ: кто и в каком порядке должен его согласовать, подписать или
утвердить.

**ПРИМЕР**

1.  Сначала документ получает бухгалтер,
2.  Потом юрист,
3.  Затем директор,
4.  После этого - статус **Утверждён**.

**Автоматизация** - это действия, которые система выполняет сама, без
участия человека, когда выполняется какое-то условие.

**ПРИМЕР**

-   Когда документ переводится в статус **Утверждён** → отправить уведомление автору.
-   Когда загружен файл → автоматически сменить статус на **В работе**.
-   Когда создан документ типа «Счёт» → сразу запустить маршрут.

Главное отличие:

-   Маршрут - кто согласует и в каком порядке.
-   Автоматизация - что происходит автоматически при определённых условиях.

Они могут работать вместе: автоматизация может запускать маршрут, а маршрут может содержать автоматические шаги.


Ответы на популярные вопросы по работе с системой

Часто задаваемые вопросы

Быстрый доступ к своим документам

Мои документы

Вся история экспорта данных в одном месте

Мои выгрузки

Удобная группировка нужных документов

Мои списки

Часто используемые документы под рукой

Избранное

Данные для анализа и контроля

Отчеты

Всё, что ждёт вашего решения

Мои задачи

Назначение заместителей и контроль замещений сотрудников в период отсутствия

Мои замещения

Пространство для работы с документами

Документы

Единый набор связанных документов

Комплекты документов

Оптимизация работы с группами документов

Автоматизация

Автоматическое движение документа по этапам

Маршруты

Инструмент управления списками значений в полях карточек и фильтрах

Справочники

История операций в системе

Аудит действий

Управление учетными записями сотрудников

Пользователи

Отслеживание движения документов по маршрутам

Процессы

Управление административными и пользовательскими ролями

Роли

Универсальные шаблоны JasperReports

Шаблоны документов

Пошаговое руководство по доступу к административным разделам

Администрирование

Управление статусами документов в системе

Статусы

Настройка структуры, атрибутов и доступа документов

Типы документов

Создание и редактирование пользовательских групп

Группы пользователей

Настройка параметров подключения к S3-хранилищу

Параметры

Что изменилось в приложении в текущем релизе