Раздел **«Отчёты»** позволяет формировать пользовательские выборки данных из системы. Это удобно для анализа активности, контроля документов, подготовки сводных таблиц и отслеживания хода процессов.

## Обзор интерфейса

Для создания отчёта перейдите в левом меню в раздел **«Отчёты»**, затем выберите **«Конструктор отчётов»**.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/38a329cd1431de1e183723d3399f2097.png)

Интерфейс конструктора делится на несколько областей:

-   **Доступные поля** - список всех атрибутов, по которым можно построить отчёт;
-   **Строки** - элементы, которые будут выводиться построчно (например, название документа);
-   **Группы строк** - поля для объединения данных (например, по типу документа или отделу);
-   **Значения** - числовые или агрегированные показатели (например, количество документов).

## 2. Создание отчёта

Чтобы собрать отчёт:

1.  Выберите объект для анализа - например, **«Документы»** или **«Комплекты документов»**.
2.  Перетащите нужные поля из списка в блоки *Строки, Значения* или *Группы строк.*
3.  При необходимости нажмите **Фильтр**, чтобы задать условия отбора.
4.  Нажмите **Сохранить**, чтобы зафиксировать настройки.
5.  Система отобразит таблицу с результатом.

**Важно:** отчёты можно формировать только по полям, которые определены как [атрибуты](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/atributy?version=1.5) в системе. Произвольные текстовые поля использовать нельзя.

Фильтрация данных в отчетах работает так же, как в разделе **«Документы»**.

**Как может использоваться Конструктор отчетов**

-   Получение списка всех документов, созданных за текущий месяц, с указанием авторов и типов.
-   Подсчёт количества документов по каждому статусу для быстрой оценки текущей ситуации.
-   Группировка документов по отделам с отображением итогового количества в каждом подразделении.

Готовый отчёт можно сохранить или выгрузить в формате Excel. Все выгруженные файлы попадают в раздел **«Мои выгрузки»** (левое меню).

Данные для анализа и контроля

Отчеты

Документы

Раздел **«Мои задачи»** — это персональный рабочий список пользователя. В нём собираются все действия, которые требуют вашего внимания: согласование, утверждение, подписание документов и другие этапы обработки. Этот раздел можно сравнить с личным «входящим ящиком» по документообороту - всё, что ждёт вашего решения, будет именно здесь.

Перейти к разделу можно через левое меню, пункт **«Мои задачи»**. Открыв его, вы сразу увидите список назначенных вам заданий.
## Как это работает

Система автоматически подбирает задачи, где вы участвуете в качестве исполнителя. Это может быть:
-   задача, назначенная лично вам;
-   задача, полученная вами как заместителем (если настроено замещение);
-   задача, выданная группе, в которую вы входите.

Если на текущий момент задач нет, список будет пуст. При этом вы можете включить опцию **«Показывать завершённые»**, чтобы увидеть уже обработанные задания.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/52aecfc872e94917353758d324e8bebf.png)

В каждой задаче вы можете:

-   открыть связанную с ней карточку документа;
-   выполнить нужное действие - согласовать, отклонить, подписать и т.д.;
-   передать документ на следующий шаг маршрута;
-   добавить комментарий, если предусмотрено в маршруте.

Система фиксирует дату, когда задача была назначена, и при необходимости
может напоминать о просроченных действиях или запускать автоматические
сценарии, если задача долго не выполняется. Такие настройки обычно
задаются в маршрутах или блоке автоматизации.

## Полезные приёмы

-   **Замещения**. Если вы в отпуске или недоступны, ваши задачи может временно выполнять назначенный заместитель. Это настраивается в разделе **«Администрирование» → «Пользователи»**.

-   **Сортировка и фильтры**. При большом объёме задач удобно использовать строку поиска или сортировать по дате, чтобы быстрее ориентироваться.

-   **Просмотр завершённых**. Включив опцию **«Показывать завершённые»**, можно видеть и те задачи, которые уже были вами обработаны. Это полезно для самоконтроля или повторной проверки.

##  Частые вопросы

1.  **Почему я не вижу ни одной задачи?**
    Возможно, вы уже выполнили все актуальные задания. Проверьте, включена ли галочка *«Показывать завершённые»* - это поможет отобразить весь список, включая обработанные задачи.

2.  **Как узнать, что задача пришла по замещению?**
    В карточке задачи будет указан заместитель. Также можно открыть раздел **«Пользователи»** и проверить активные замещения.

3.  **Почему задача исчезла?**
    Если другой участник маршрута выполнил действия раньше вас, задача могла быть закрыта системой. Это означает, что дальнейшее выполнение с вашей стороны уже не требуется.


Всё, что ждёт вашего решения

Мои задачи

# Мои замещения

Раздел **«Мои замещения»** предназначен для организации работы в период отсутствия: отпуска, командировки, больничного или других ситуаций.  
Вы можете заранее назначить заместителя, который получит доступ к вашим задачам и документам на время отсутствия. Это обеспечивает непрерывность процессов и предотвращает задержки в работе.
## Вкладки раздела

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/de96b265a652900b62c02eb82d29dc70.png)

- Вкладка **«Мои замещения»**
  Здесь отображаются сотрудники, которых вы **назначили своими заместителями**.  
  Для каждого замещения указываются ФИО, период действия и текущее состояние (**На согласовании**, **Согласовано**, **Отклонено**).

- Вкладка **«Замещения сотрудников»**
  В этой вкладке отражается список случаев, когда **вы назначены заместителем** у других пользователей.  
  Таким образом, вы всегда видите, чьи обязанности временно выполняете.

## Добавление замещения

Чтобы назначить заместителя:

1. Нажмите кнопку `Добавить` на вкладке **«Мои замещения»**.
2. В открывшейся форме укажите:
   - период начала и окончания замещения;
   - сотрудника, который будет выполнять ваши обязанности.  
1. Подтвердите действие кнопкой `Добавить`.  

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/48384d68d622d86e235a871863195bc1.png)

Запись появится в списке с пометкой **На согласовании** и станет активной только после подтверждения заместителем.

## Управление замещениями

- **Редактирование**  
  Пока замещение не согласовано, его можно изменить: откорректировать даты или выбрать другого заместителя.

- **Удаление**  
  Несогласованное замещение можно удалить, если оно больше не актуально.  

- **Статусы**  
  - **На согласовании** — замещение ожидает подтверждения заместителем.  
  - **Согласовано** — замещение утверждено и активно в указанный период.  
  - **Отклонено** — заместитель отказался выполнять назначение.

Раздел **«Мои замещения»** гарантирует, что во время вашего отсутствия работа над задачами и документами продолжится без задержек.  
Вы контролируете, кто и на какой срок получит доступ, а система фиксирует согласование, чтобы исключить недоразумения.


Назначение заместителей и контроль замещений сотрудников в период отсутствия

Мои замещения

Раздел **«Документы»** - это основное рабочее пространство системы **Закрома.Архив**. Здесь пользователи могут просматривать, искать, редактировать и систематизировать документы, а также управлять их статусами и доступом.
## Структура раздела

В левой части экрана находится меню с двумя вкладками:

-   **Иерархия** - дерево папок и [типов документов](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/tipy-dokumentov?version=1.5).
-   **Смарт-папки** - автоматически формируемые списки типов документов по заданным условиям.

На рисунке ниже показан интерфейс вкладки **«Документы»**, где видно как структуру иерархии, так и смарт-папки:

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/5ad84c7b0d3fc5ee64a73a0fa8f1420d.png)

### Иерархия

Иерархия представляет собой древовидную структуру, аналогичную папкам на компьютере. Каждый узел дерева может содержать документы или комплекты. Это удобно для организации данных по направлениям, отделам или проектам.

В системе **Закрома.Архив** главное меню представляет собой иерархический список всех [типов документов](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/tipy-dokumentov?version=1.5), доступных вам в рамках вашей роли. Каждый пункт меню - это **тип документа** или **тип комплекта**, например:

Для создания документа нажмите кнопку **Создать** и заполните поля открывающихся форм. Поля, отмеченные иконкой `*`, являются обязательными для заполнения.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/9eb93575b4e30897959880bbcc3b6cc2.png)

Для просмотра содержимого документа достаточно нажать курсором на название узла в дереве.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/d2755f9b5349512871f9a0a6889efed7.png)
### Смарт-папки

Смарт-папки автоматически подбирают типы документов по заданным условиям. Например, можно настроить смарт-папку, которая будет отображать все типы документов с определённым статусом, автором или датой создания.

Смарт-папки полезны для:

-   быстрого доступа к нужным материалам;
-   отслеживания просроченных документов;
-   мониторинга активности по проектам.

Как создать смарт-папку в системе **Закрома.Архив** узнайте [здесь](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/7-moi-spiski?version=1.5).
## Работа с документами

Выбрав нужный документ в дереве, пользователь попадает в его карточку.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/65333dd74654e1117f9143f68fa36570.png)

Здесь отображается:

-   название документа;
-   тип и статус;
-   описание;
-   автор и список наблюдателей;
-   прикреплённые файлы-вложения;
-   история версий и изменений.

Карточка может включать просмотр вложенных файлов. Если документ открыт только для чтения, соответствующее уведомление будет отображено.

Функционал **наблюдателей** позволяет закрепить за документом сотрудников, которые будут получать уведомления обо всех изменениях: добавлении комментариев, смене статуса, создании новых версий. 

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/9ddf6625c71df53f993c7a316df6dc25.png)

Пользователь может добавить себя в качестве наблюдателя или назначить одного или  нескольких коллег. Это удобно для совместной работы: наблюдатели не редактируют документ, но остаются в курсе его актуального состояния и быстро реагируют на изменения.
## Статусы документов

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/f9fa2fc9366a0c0629f07de236e830d2.png)

Каждый документ может иметь один из предопределённых статусов:

-   **Черновик** - в процессе редактирования;
-   **На хранении** - готовый и утверждённый документ;
-   **Устаревший** - документ более не актуален.

Статусы [задаются](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/statusy?version=1.5) администраторами и могут быть расширены при необходимости. Смена статуса доступна на странице предпросмотра документа.
## Фильтрация в документах

Система позволяет гибко настраивать фильтры по различным полям, включая пользовательские атрибуты. Это упрощает поиск нужной информации среди большого объёма данных.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/79c02ed033172ba78ca2796ec9068ee4.png)

Вы можете:

-   добавить один или несколько фильтров;
-   выбрать логическое условие `И` или `ИЛИ`;
-   задать значения для текстов, дат, статусов и других атрибутов.

 **ПРИМЕР**                                                                
 -   Поле: “Статус”                                                       
 -   Оператор: “равно”                                                    
 -   Значение: “Черновик”                                             

Если таблица результатов содержит слишком много строк, система может показать предупреждение: «Превышено допустимое количество строк для отображения». В этом случае рекомендуется уточнить фильтры.

## Доступ к документам

Доступ регулируется на двух уровнях:

1.  По ролям - глобально или для определённого типа документа;
2.  Локально - по конкретному документу (через добавление пользователя в список наблюдателей или назначение в качестве автора).

Режим просмотра зависит от роли и может быть как полнофункциональным (*редактирование, загрузка, удаление*), так и ограниченным (*только чтение*).

Пространство для работы с документами

## Работа с комплектами документов

**Комплект (экземпляр)** — это составной объект, предназначенный для удобной работы с логически объединённым набором документов. Вместо того чтобы работать с каждым документом отдельно, пользователь управляет всем комплектом как единой сущностью.
![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/9af25efd072348a986c5b7af134f25cb.png)

*Рисунок 1. Иерархия структуры документации, если в составе документации имеется Комплект (экземпляр)*  

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/24c255f7275e62d051449f96be352432.png)

*Рисунок 2. Иерархия структуры документации, если Комплект (экземпляр) отсутствует*

> **ВНИМАНИЕ!**  
> 
> Различайте два понятия **комплект**:  
> 
> **Комплект документов (экземпляр)** — это группа связанных документов, с которой работает пользователь как с единым целым. Он используется для хранения, просмотра, согласования и версионного контроля документации и других логических блоков информации.  
>
> **Тип документа «Комплект»** — это настройка в системе, определяющая структуру, доступ, атрибуты и бизнес-логику будущих пакетов документации. Его основная функция — администрирование: задание состава, атрибутов и автоматизаций, применяемых к создаваемым экземплярам документов.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/b11c802ddd744af7a7943449a14f8e2c.jpg)
### Структура комплекта

Комплект включает в себя несколько типов документов, которые могут быть:
- **Множественными** — от одного типа можно создавать много документов.
- **Повторно используемыми** — один и тот же тип может входить в разные комплекты.
### Ключевые возможности

- Создание типов комплектов с заранее определённым составом и параметрами.
- Наследование атрибутов и структуры от типа комплекта при создании экземпляра.
- Поиск и фильтрация по параметрам, атрибутам и вложенным документам.
- Версионность комплекта:
  - *Минорная версия* — создается при добавлении или изменении вложенных документов (например, добавили новый отчёт в комплект). Версия обновляется с `1.0` на `1.1`, `1.2` и т.д.
  - *Мажорная версия* — создается при изменении свойств комплекта (например, названия, статуса, состава типов или атрибутов). Версия меняется с `1.2` на `2.0` и далее.
- Статусная модель — каждый комплект может иметь свой статус (например **На согласовании**, **Утвержден**) с возможностью автоматических переходов.
- Иерархия — поддержка вложенности комплектов любого уровня.
- Смарт-папки — автоматическое отображение комплектов и документов, соответствующих заданным фильтрам.
### Атрибуты и параметры

Пользователь при создании комплекта может задать:
- **Обязательные поля**: название, дата, тип комплекта.
- **Необязательные параметры**: номер, статус, наблюдатели, описание.
- **Дополнительные атрибуты**, заданные администратором (например, ответственный отдел, категория, приоритет).

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/e474d8731dd1d482e0b707d3efc7daf9.png)
### Роли и действия

- **Администратор:**
  - Создаёт и настраивает типы комплектов.
  - Определяет доступ, состав, атрибуты и автоматизации.

- **Пользователь:**
  - Создаёт экземпляры комплектов на основе типов.
  - Добавляет в них документы и заполняет поля атрибутов.
### Пример использования комплектов: Управление проектной документацией

**Цель**  
Упорядочить и централизовать работу с проектной документацией на строительном объекте, обеспечив контроль версий, статусных переходов и доступ по ролям.

**Участники (роли пользователей или групп пользователей)**  
- Проектный инженер — создает и наполняет комплект.  
- Руководитель проекта — отслеживает статус и версии.  
- Администратор — настраивает типы комплектов, доступ и атрибуты.

**Предпосылки**  
- В разделе «**Администрирование» → «Типы документов»** создан тип документа с видом «Комплект» под названием **Комплект проектной документации**.
- Вкладка **«Атрибут»** содержит настраиваемые поля: *Объект, Стадия, Ответственный, Сметная стоимость, Дата начала, Дата окончания*.
- Через вкладку **«Состав комплекта»** заданы типы вложенных документов: *Архитектурные чертежи, Пожарная безопасность, Технологические решения.*

**Основной сценарий**

1. Проектный инженер заходит в главное меню и выбирает тип **Комплект проектной документации**.
2. Нажимает кнопку **Создать**.
3. В открывшейся форме указывает параметры комплекта:
   - Название: “ЖК Солнечный берег, Корпус 3”
   - Объект: “Корпус 3”
   - Стадия: “Проектирование”
   - Ответственный: “Иванов И.И.”
   - Дата начала: 01.06.2025
4. Добавляет вложенные документы, выбрав подходящие типы:
   - Генплан участка  
   - Проект электроснабжения  
   - Пояснительная записка

> **ПОЯСНЕНИЕ**  
> 
> Когда пользователь добавляет содержимое в комплект, он выбирает из списка типов документов, которые были заранее заданы в составе [типа комплекта](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/tipy-dokumentov?version=1.5) администратором. Например: «Генплан участка».  
> 
> Эти типы документов указываются на этапе настройки в **«Администрирование» → «Типы документов» → [ваш тип комплекта] → «Состав комплекта»**.

5. Сохраняет комплект — система присваивает версию `1.0`.
6. Через неделю добавляется новая версия чертежа — создается **минорная версия: `1.1`**.
7. После перевода статуса в **На согласовании** и смены параметров — фиксируется **мажорная версия: `2.0`**.
8. Руководитель проекта отслеживает прогресс через статус комплекта и **смарт-папку**, где автоматически отображаются все комплекты по объекту и стадии.

**Результаты**
- Вся документация по объекту централизована в одном месте.
- Можно отслеживать историю изменений и возвращаться к нужной версии.
- Доступ разграничен: проектировщики, подрядчики, надзорные органы — каждый видит только своё.
- Автоматизация статусов ускоряет контроль и согласование.


Единый набор связанных документов

Комплекты документов

# Мои документы

Раздел **«Мои документы»** — отображает только те документы и комплекты, с которыми вы непосредственно связаны. Это удобное пространство, где собраны важные для вас материалы без необходимости искать их вручную среди всех документов.

После перехода в раздел **«Мои документы»** вы увидите привычный табличный интерфейс, аналогичный разделу **«Документы»**. При этом:

-   содержимое уже отфильтровано системой;
-   документы и комплекты представлены единым списком;
-   отображаются только элементы, имеющие к вам отношение.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/7eda416e960c0691fee1e5b9926363d7.png)

Список формируется автоматически. В него попадают:

-   документы, **созданные вами**;
-   документы, где вы указаны как **наблюдатель**;
-   документы, к которым у вас есть **назначенные права доступа**;
-   документы и комплекты, добавленные в **избранное** (в том числе через контекстное меню).

Документы отображаются в виде таблицы. Для каждого элемента указаны:

-   наименование
-   дата создания
-   номер
-   тип документа
-   автор
-   статус (например, **Черновик, На хранении, Устаревший**).

## Фильтрация

В разделе **«Мои документы»** можно дополнительно уточнить список, воспользовавшись встроенным механизмом фильтрации.

Чтобы отфильтровать документы:

1.  Нажмите кнопку **Фильтр** в правом верхнем углу;
2.  В открывшемся окне нажмите **Добавить фильтр**;
3.  Укажите параметры:
    -   Поле/Атрибут (например: *Автор*, *Вид типа документа*, *Статус*);
    -   Оператор (например: *равно*, *содержит*);
    -   Значение (вводится вручную или выбирается из списка);
4.  При необходимости добавьте ещё один фильтр;
5.  Нажмите **Сохранить**, чтобы не настраивать фильтр каждый раз.

Если фильтр больше не нужен - нажмите **Удалить фильтры**.
## Полезные приёмы

-   **Фильтрация по типу**: если вы хотите увидеть только **комплекты**, добавьте фильтр по полю *Вид типа документа* = *Комплект*.
-   **Избранное**: можно быстро добавить документ в избранное, чтобы он отобразился в разделе **«Избранное»** (в меню слева).
-   **Смарт-папки**: при необходимости вы можете создать собственную смарт-папку на основе фильтров, например: «Все черновики за авторством пользователя» - и получить к ней быстрый доступ через вкладку **Смарт-папки**.

## Действия с документами

При наведении на строку документа становятся доступны следующие действия:
-   открыть карточку документа;
-   редактировать (если есть права);
-   скачать документ в zip-архиве;
-   удалить (если есть права);
-   копировать ссылку на документ.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/00e8f5fa48a59e4355c8e7de3248fda8.png)

Быстрый доступ к своим документам

Мои документы

Раздел **«Мои выгрузки»** предоставляет пользователю доступ ко всем ранее выполненным экспортам данных — например, к отчётам или подборкам документов, выгруженным через раздел **«Отчёты»** или с помощью сохранённых фильтров. Это удобно, если нужно повторно скачать файл или проверить, когда и что вы экспортировали.

Такой подход избавляет от необходимости повторно строить отчёт или фильтр, если данные уже были сохранены ранее.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/52ad298acb6241799aeb70a8b3dc5cbd.png)

Каждая строка в таблице представляет собой одну выгрузку и содержит следующие данные:

-   дату и время выполнения экспорта;
-   тип документа;
-   ссылку на скачивание файла — если выгрузка завершилась успешно.

Список может быть отсортирован по дате экспорта, чтобы самые свежие файлы были наверху.

Все выгружаемые из системы файлы попадают в этот раздел автоматически.

**Поведение при больших объёмах данных**

Если вы формируете выгрузку с большим количеством строк или по сложным фильтрам, система может занять некоторое время на обработку. В это время статус будет отмечен как **В процессе**. Иногда при превышении лимита выгрузка может быть сокращена, либо вообще не сформирована. В таких случаях появится сообщение об ошибке в соответствующей строке таблицы.

Чтобы избежать лишней нагрузки, рекомендуется предварительно уточнять фильтры и сокращать объём выгружаемых данных, если это возможно.

## Управление выгрузками

Выгрузки, которые вы уже сформировали, можно повторно скачать в любой момент, при условии, что срок их хранения не истёк. Если файл уже удалён, в интерфейсе появится сообщение *«Файл недоступен»*.

## Ограничения и статус выгрузок

-   При превышении допустимого объёма выгрузка может завершиться с ошибкой — статус отразит это в явном виде.
-   Выгрузки формируются в фоновом (асинхронном) режиме, особенно если данных много. Иногда нужно подождать пару минут, прежде чем файл появится.
-   Если файл долго не отображается, можно обновить страницу — статус будет обновлён.
-   Возможный срок хранения файлов — ограничен (обычно 7 дней), но точное значение зависит от настроек, заданных администратором системы.


Вся история экспорта данных в одном месте

Мои выгрузки

Раздел **«Мои списки»** позволяет каждому пользователю формировать собственные подборки документов — для удобного доступа, наблюдения за изменениями или просто для тематической группировки. Это особенно полезно при работе с большим количеством файлов или комплектов, когда нужно быстро возвращаться к определённой выборке.

Найти раздел можно в левом меню, пункт **«Мои списки»**. Внутри находятся списки:

-   **Наблюдаемые** — документы, за которыми вы следите. Список недоступен для удаления;
-   **Пользовательские списки** — те, которые вы создали вручную. Их можно удалить.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/6543ea9db25f0c900a60736944e12316.png)
## Наблюдаемые документы

Подраздел **«Наблюдаемые»** содержит список документов, в которых вы назначены наблюдателем. Это значит, что даже если вы не имеете прямого доступа по иерархии или ролям, вы всё равно можете просматривать такие документы. Наблюдатель получает возможность видеть текущее состояние документа, включая его статус (например: **На хранении**, **Черновик**, **Устаревший**), а также уведомления о любых изменениях - смене версии, статуса или содержимого.

Каждый наблюдаемый документ отображается в виде строки таблицы с полями:

-   Наименование
-   Дата
-   Номер
-   Тип документа
-   Автор
-   Статус

## Пользовательские списки

Помимо автоматически формируемых списков, вы можете создавать собственные — вручную. Это делается через карточку документа или фильтры в разделе **«Документы»**. Пользовательские списки могут быть временными, тематическими (например, «Финансовые отчёты», «Документы в работе») или привязанными к определённым проектам.

Созданные вами списки появляются в левом меню под заголовком **«Мои списки»**.

Каждый список представляет собой зафиксированную выборку документов, которую вы либо собрали вручную, либо сохранили из настроенного фильтра.

**Как создать пользовательский список**

1.  Откройте раздел **«Документы»**, **«Мои документы»** или **«Мои списки»**, нажмите кнопку **Фильтр**;
2.  Установите нужные параметры фильтрации;
3.  Сохраните фильтр;
4.  Сохраненный фильтр появится в разделе **«Мои списки»**.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/ae0478b11d0095355db49cdaf7bdb395.png)

Если вы наблюдатель, это не даёт вам права на редактирование документа. Возможность изменять содержимое зависит от вашей роли и настроек доступа. Важно отметить, что роль наблюдателя — это исключение из общих правил доступа: она даёт просмотр даже без глобальной роли или доступа к типу документа.

## Смарт-папки (сохранённые фильтры)

Смарт-папки — это ещё один способ работать с подборками документов. Они формируются автоматически по заданным фильтрам и отображаются вотдельной вкладке рядом с основной иерархией.

Например, вы можете задать фильтр:

-   Поле: “Статус”
-   Оператор: “Равно”
-   Значение: “На хранении”

После этого фильтр можно сохранить, указав его имя. Такая смарт-папка будет всегда отображаться в левой панели, и её содержимое будет обновляться автоматически при любых изменениях в базе.
### Как создать смарт-папку в системе Закрома.Архив

1.  Пролистайте список смарт-папок до конца списка и нажмите **Создать**.
2.  Введите название папки.
3.  В поле *Видимость* выберите, кто сможет видеть эту папку.
4.  Настройте фильтрацию.
5.  При необходимости добавьте ещё фильтры, нажав **Добавить фильтр**.
6.  В блоке **Доступ** нажмите **Добавить**, чтобы открыть доступ другим пользователям или группам.
7.  Нажмите **Сохранить** в правом верхнем углу.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/7681a759d7fa761ac5f5013657897625.png)

Готово — смарт-папка появится в вашем списке и будет автоматически собирать документы по заданным условиям.

В отличие от ручных списков, смарт-папки не требуют постоянного обновления — они работают по принципу «всегда актуально», основываясь на заданных условиях. Списки же формируются и редактируются пользователем вручную.


Удобная группировка нужных документов

Мои списки

Раздел **«Избранное»** предназначен для быстрого доступа к важным документам, с которыми вы работаете чаще всего. Это своего рода персональный список «закладок» внутри системы.

С помощью функции **«Избранное»** вы можете:

-   отмечать нужные документы специальной иконкой;
-   быстро переходить к ним из любого места системы;
-   упростить навигацию, особенно при большом объёме данных.

Это удобно, если вы:

-   регулярно возвращаетесь к одним и тем же файлам;
-   ведёте работу по нескольким проектам;
-   хотите сократить время на поиск.

## Как добавить или удалить документ в «Избранное»

Добавление документа в **«Избранное»**:

1.  Откройте карточку нужного документа.
2.  В правом верхнем углу нажмите на иконку `звездочка` - она станет активной.
3.  Документ появится в разделе **«Избранное»** (меню слева).

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/d9e5010754b6a88c882b1288a7e581bd.png)

Удаление документа из **«Избранного»**:

1.  Перейдите в раздел **«Избранное»** через левое меню.
2.  Найдите нужный документ в списке.
3.  Нажмите на иконку `три точки`  справа от строки и выберите **«Удалить из избранного»**.
4.  Подтвердите действие во всплывающем окне.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/1f6e4a6a561f929e2c843385ac7938cd.png)

После этого документ будет удалён из персонального списка, но останется доступным в общем списке документов (если у вас есть к нему доступ).


Часто используемые документы под рукой

Избранное

Основные инструменты для работы с системой: уведомления, язык интерфейса, профиль пользователя

Панель пользователя

Ответы на популярные вопросы по работе с системой

Часто задаваемые вопросы

Добро пожаловать в Закрома.Архив!

О системе

Как это работает на практике

Пошаговый пример использования

С чего начать?

Оптимизация работы с группами документов

Автоматизация

Автоматическое движение документа по этапам

Маршруты

Инструмент управления списками значений в полях карточек и фильтрах

Справочники

История операций в системе

Аудит действий

Управление учетными записями сотрудников

Пользователи

Отслеживание движения документов по маршрутам

Процессы

Управление административными и пользовательскими ролями

Роли

Универсальные шаблоны JasperReports

Шаблоны документов

Пошаговое руководство по доступу к административным разделам

Администрирование

Управление статусами документов в системе

Статусы

Настройка структуры, атрибутов и доступа документов

Типы документов

Создание и редактирование пользовательских групп

Группы пользователей

Настройка параметров подключения к S3-хранилищу

Параметры

Что изменилось в приложении в текущем релизе