С чего начать?

Предлагаем пошаговую инструкцию, которая поможет вам начать работать с документами быстро и уверенно, даже если вы впервые в системе.

Чтобы начать работу:

1. Войдите в систему с учётной записью.
2. Откройте главное меню — это основной навигатор по разделам («Документы», «Отчёты», «Задачи» и т. д.).

Шаг 1. Настройте типы документов

Прежде чем добавлять документы, нужно указать, какие именно типы вы будете использовать. Это могут быть:

• Договор
• Приказ
• Счёт
• Заявление
• Любой другой нужный вам тип документа

Для этого:

1. Перейдите в раздел «Администрирование» → «Типы документов»
2. Нажмите + Тип документа
3. Укажите название (например, «Служебная записка»)
4. Выберите, будет это шаблон отдельного документа или шаблон комплекта
5. Нажмите Сохранить

Позже вы сможете добавить к каждому типу документы, права доступа, поля (атрибуты), маршруты и автоматизацию.

Шаг 2. Создайте роли пользователей

Роли определяют, какие действия может выполнять сотрудник в системе: кто создаёт документы, кто согласует, кто управляет настройками.

Для этого:

1. Перейдите в «Администрирование» → «Роли»
2. Создайте роли, нужные вашей компании, выбрав для каждой роли разрешения из предложенного системой списка.
3. При необходимости — добавьте описания, чтобы коллеги понимали их назначение.

После этого вы сможете задавать доступ к документам и маршрутам уже на основе ролей.

Шаг 3. Задайте права доступа

После создания типа документа:

1. Перейдите во вкладку «Доступ».
2. Добавьте сотрудников или группы, которые смогут видеть и редактировать документы этого типа.
3. Назначьте роли - например, Автор, Согласующий, Наблюдатель. Это обеспечит правильный уровень доступа для каждого сотрудника.

Шаг 4. Настройте поля (атрибуты)

Для каждого типа документа можно задать набор полей, которые пользователь будет заполнять при создании:

• Сумма
• Дата
• Контрагент
• Статус
• Комментарий

Для этого:

1. Перейдите в тип документа
2. Откройте вкладку «Атрибуты»
3. Нажмите + Добавить и выберите нужные поля

Шаг 5. Добавьте первый документ

Теперь можно создать свой первый документ:

1. Откройте нужную папку
2. Нажмите кнопку + Документ
3. Выберите тип (например, «Служебная записка»)
4. Заполните поля, прикрепите файл
5. Сохраните

Поздравляем - вы добавили первый документ в систему!

Шаг 6. (Опционально) Настройте маршруты и автоматизацию

Если в вашей организации требуется согласование или автоматические действия:

1. В «Администрировании» перейдите во вкладку «Маршруты»
2. Нажмите + Маршрут и задайте шаги (например: «Согласование юриста» → «Подпись руководителя»)
3. Затем свяжите маршрут с нужным типом документа через вкладку «Автоматизация»

Теперь при создании документа процесс будет запускаться автоматически.

Шаг 7. Работайте с комплектами (если нужно)

Комплект - это набор связанных документов (например, договор + счёт + акт). Чтобы создать:

1. Добавьте Комплект (экземпляр)
2. Укажите, какие типы документов могут входить в комплект
3. При создании комплекта вы сможете добавить все нужные документы в одном месте

Шаг 8. Пользуйтесь поиском и избранным

Как только вы создадите несколько документов, вам будет удобно использовать:

• Поиск - по названию, номеру, автору, дате
• Избранное - нажмите звёздочку, чтобы быстро вернуться к важному
• Списки и смарт-папки - фильтруйте документы и сохраняйте отборы

Что дальше?

После этих шагов вы уже сможете:

• Хранить документы по папкам
• Создавать комплекты
• Запускать процессы согласования
• Управлять доступом
• Следить за задачами и действиями

Если что-то непонятно - переходите в раздел FAQ или обратитесь к администратору системы.