logo

Часто задаваемые вопросы

  1. Где посмотреть все документы, к которым у меня есть доступ?

Перейдите в раздел «Документы». Здесь отображаются:

  • ваши черновики;
  • документы, в которых вы указаны как автор, участник или наблюдатель;
  • документы вашей группы, если установлены групповые права;
  • документы, переданные вам по задаче или маршруту.
  1. Я не вижу нужный документ - что делать?

Проверьте:

  • Есть ли у вас права доступа (на чтение);
  • Не установлен ли фильтр, ограничивающий отображение;
  • Не был ли документ удалён или скрыт по завершении маршрута.

Если вы получили ссылку на документ, но не видите его - значит, он вам недоступен.

  1. Как найти документ, если помню только часть информации?

Воспользуйтесь поиском в шапке экрана. Поиск работает по:

  • названию документа;
  • значениям атрибутов (например, «Контрагент: ООО Пример»);
  • файлам (названия вложений).

Также можно применить расширенные фильтры: по автору, дате, типу, статусу.

  1. Где отображаются мои задания по согласованию?

Все задания находятся в разделе «Задачи» в левом меню. Здесь вы увидите:

  • текущие задания;
  • завершённые (с архивом);
  • просроченные;
  • задания, в которых вы наблюдатель.
  1. Я не могу отредактировать документ - почему?

Проверьте:

  • Текущий статус документа (возможно, он заблокирован для редактирования);
  • Ваши права на редактирование (см. вкладку «Доступ» в типе);
  • Роль, с которой вы работаете (например, наблюдатель не может вносить изменения).

Также: поля могут быть заблокированы в определённых статусах (например, только для редактирования в «Черновике»).

  1. Почему автоматизация не сработала?

Возможные причины:

  • Триггер не сработал (не выполнено условие);
  • Ошибка в действии (например, несуществующий пользователь);
  • У пользователя нет нужных прав;
  • Автоматизация отключена администратором;
  • В процессе возник сбой, отображённый как ошибка в журнале процесса.

Подробности можно найти в разделе «Процессы» → карточка процесса → просмотр событий процесса.

  1. Как посмотреть, кто и когда последний изменял документ?

Откройте карточку документа и перейдите во вкладку «История». Здесь отображаются:

  • изменения полей;
  • загрузки и удаления вложений;
  • действия пользователей;
  • переходы по статусам и запуски маршрутов.
  1. Могу ли я изменить маршрут после запуска?

Нет, структура маршрута не меняется после запуска. Чтобы внести изменения:

  • остановите текущий процесс (если это разрешено);
  • запустите новый маршрут с другой логикой;
  • либо измените маршрут в типе документа - изменения вступят в силу только для новых документов.
  1. Чем отличается документ от комплекта?
  • Документ - единичная запись, имеющая тип, поля и вложения;
  • Комплект - это группа связанных документов, которые обрабатываются совместно (например, договор + приложение + согласование).

В карточке комплекта отображаются все входящие документы и статус обработки по каждому.

  1. Какие ограничения есть на файлы?

  • Максимальный размер одного файла: устанавливается администратором в разделе «Параметры»;

  • Поддерживаются произвольные типы файлов, о вы можете настроить ограничение, например, указав только PDF, DOCX, XLSX, JPG, PNG в настройках.

  • Количество вложений - не ограничено, но большие комплекты могут повлиять на скорость загрузки.

  1. Что делать, если процесс согласования завис или завершился с ошибкой?
  • Откройте раздел «Процессы»;
  • Найдите нужный процесс;
  • Откройте журнал событий - ошибка будет подсвечена;
  • В зависимости от роли, вы можете:
    • завершить процесс вручную;
    • перезапустить;
    • уведомить администратора.
  1. Чем отличается маршрут от автоматизации?

Маршрут - это чёткая последовательность шагов, по которой движется документ: кто и в каком порядке должен его согласовать, подписать или утвердить.

ПРИМЕР

  1. Сначала документ получает бухгалтер,
  2. Потом юрист,
  3. Затем директор,
  4. После этого - статус Утверждён.

Автоматизация - это действия, которые система выполняет сама, без участия человека, когда выполняется какое-то условие.

ПРИМЕР

  • Когда документ переводится в статус Утверждён → отправить уведомление автору.
  • Когда загружен файл → автоматически сменить статус на В работе.
  • Когда создан документ типа «Счёт» → сразу запустить маршрут.

Главное отличие:

  • Маршрут - кто согласует и в каком порядке.
  • Автоматизация - что происходит автоматически при определённых условиях.

Они могут работать вместе: автоматизация может запускать маршрут, а маршрут может содержать автоматические шаги.