## Аудит действий

Раздел **«Аудит действий»** предназначен для просмотра истории всех операций, выполняемых в системе пользователями и самой системой. Это важный инструмент для контроля изменений, безопасности и анализа активности сотрудников.

Журнал аудита фиксирует ключевые события: кто, когда и с каким объектом взаимодействовал, какие данные были изменены и каким образом.

Данные в журнале аудита отображаются в хронологическом порядке - от самых новых к более старым.

### Какие действия отслеживаются

В систему попадают все значимые действия пользователей и автоматизации,
в том числе:

-   Создание, редактирование и удаление:

    -   документов;
    -   комплектов;
    -   атрибутов;
    -   типов документов;
    -   маршрутов;
    -   пользователей и ролей;

-   Изменение прав доступа;
-   Изменение статуса;
-   Заполнение или изменение атрибута;
-   Действия, выполненные по автоматизации;
-   Действия, инициированные внешними API (если интеграция включена).

### Что отображается в журнале

Каждая строка содержит:

| Поле         | Описание                                                |
| ------------ | ------------------------------------------------------- |
| Дата и время | Когда произошло действие                                |
| Пользователь | Кто выполнил (логин пользователя в системе)             |
| Объект       | К чему относится действие (например: документ, атрибут) |
| Вид объекта  | Какие именно данные были изменены                       |
| Операция     | Что было сделано (создание, изменение, удаление и др.)  |

> [!info] ПРИМЕР                                                                
> 14.05.2025 10:22 | Петров С.В. | Комплект "Испытания А" | Пользовательский фильтр | Создан                                     

Журнал можно фильтровать по всем полям. Это позволяет быстро найти нужные записи - например, отследить, кто изменил статус конкретного документа или добавил новое поле.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/30a89c38553fd9c26a76b54491832b52.png)
### Права доступа

Раздел **«Аудит»** доступен только пользователям с административными правами. Доступ настраивается через роли и может быть предоставлен:

-   администраторам системы;
-   специалистам по информационной безопасности;
-   координаторам, отвечающим за документооборот.

Обычные пользователи не имеют доступа к журналу.

**Особенности**

-   Журнал недоступен для редактирования - он работает в режиме только для чтения.
-   Список записей формируется в реальном времени и сохраняется в базе данных.




История операций в системе

Аудит действий

Администрирование

**Справочники** - это настраиваемые списки значений, используемые в карточках документов, фильтрах, маршрутах и автоматизациях. Они помогают стандартизировать ввод данных, ускорить работу и снизить количество ошибок при заполнении.

Справочники применяются в системе:

-   для заполнения полей карточек (например, *Организация, Проект, Тип работ*);
-   в фильтрах поиска и отчетах (справочники отображаются как выпадающие списки);
-   в автоматизациях и маршрутах согласования;
-   для сопоставления с внешними системами (через API или импорт данных).
  
> [!warning] Важно!                                                                                                                             
> Если заполняемое поле связано со справочником, пользователь выбирает значение из заранее подготовленного списка, а не вводит вручную.                                                            

## Где управлять справочниками

1.  Перейдите в **«Администрирование»**;
2.  Откройте раздел **«Справочники»**.

На экране отображается список всех справочников, с возможностью поиска по наименованию и отображения удаленных справочников.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/bd1af1986c01ed2e7c8b14927e0599fd.png)
## Создание, редактирование и удаление справочника

1.  Создание справочника:

-   Нажмите кнопку `Создать справочник`;
-   Укажите название справочника;
-   Нажмите кнопку `+ Добавить` и добавьте значения;
-   Сохраните справочник кнопкой `Сохранить`.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/2d5af64452d4e22b8a10bc7598ea37fc.png)

Созданный справочник можно сразу использовать при настройке **поля в типе документа**.

2. Редактирование и удаление справочника

-   Чтобы отредактировать справочник, откройте его и нажмите кнопку `Редактировать значения`;
-   Чтобы **удалить**, убедитесь, что справочник **не используется** в атрибутах документов.

> [!warning] Важно!                                                                                                                        
> Если справочник используется хотя бы в одном атрибуте, его невозможно удалить до отключения этой связи.                          



Инструмент управления списками значений в полях карточек и фильтрах

Справочники

Функционал **«Типы документов»** в системе **Закрома.Архив** — это инструмент, который позволяет гибко настроить, как документы будут выглядеть, кто сможет с ними работать и какие процессы будут к ним применяться.
## Зачем вообще нужен тип документа?

В компании могут обрабатываться десятки или сотни разных видов документов: договоры, акты, приказы, заявки и так далее. У каждого из них — своё содержание, доступ, правила согласования и т. д. Тип документа помогает всё это заранее определить и стандартизировать. Тип документа определяет состав атрибутов, права доступа, связанные с ним процессы.

Объединить несколько типов документов можно в **Комплект документов**. В комплект входят другие типы документов, он также может иметь свои атрибуты. Например, комплект **«Прием на работу»** может содержать приказы о приеме на работу, соглашение о конфиденциальности, заявление сотрудника и другие документы, принятые при операции оформления на работу в виде комплекта.
## Что умеет тип документа

### 1. Классифицирует документы

Вы задаёте, к какой категории (папке иерархии) относится документ: например, **«Договор»**, **«Внутренний приказ»** или **«Комплект проектной документации»**. Это упрощает навигацию, поиск и работу с документами.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/35aa98f2776ab4a86ff356b5c3e736ee.png)
### 2. Управляет доступом

Каждому типу можно задать, кто может:

- создавать такие документы;
- видеть и редактировать их;
- подписывать, утверждать или комментировать.

Доступ задаётся через пользователей, группы пользователей и роли. Например, только HR может работать с приказами, а только бухгалтерия — с актами.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/a8127f5b79c0ae1819e5c427bd613f6c.png)

>[!warning] Важно!     
> Доступ, установленный на категории (папки иерархии), наследуется вложенными документами и комплектами документов.  
> Доступ, заданный на документ или комплект документов, не влияет на категорию.
### 3. Настраивает структуру карточки (атрибуты)

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/80f4c6b12f0b635b972bf4b5db6a5fc3.png)

При нажатии на кнопку `+ Добавить` предлагается выбор из имеющихся в системе атрибутов.
### 4. Привязывает автоматизации

К каждому типу можно прикрепить действия, которые происходят автоматически. Например:

- если документ изменён — запустить маршрут согласования;
- если добавлен файл — сменить статус;
- если заполнено определённое поле — отправить уведомление.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/7297b64e5075ff08c99c55b67b7675c1.png)
## Как создать тип документа

Перейдите в раздел **Администрирование → Типы документов**. Выполните следующие действия:

- Нажмите `+ Тип документа`.
- Введите название, выберите — это отдельный документ или комплект.
- Назначьте группу, описание и, при необходимости, путь к шаблону печати.
- Отметьте опции: доступность, участие в полнотекстовом поиске.
- Сохраните.

После создания станут доступны вкладки:

- **Доступ** — кто может с документом работать.
- **Атрибуты** — какие поля будут в карточке.
- **Автоматизация** — что должно происходить автоматически.

## Что ещё можно:

- Редактировать иерархию: перемещать типы и группы, превращать тип в группу и наоборот.
- Удалять типы: если они больше не используются, и восстанавливать удалённые.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/98046fed574b2c8c0213fa9b4e343be1.png)

- Добавлять состав комплекта к комплектам документов.
- Ограничивать доступ по группам: например, один и тот же тип **«Заявка»** может быть доступен разным отделам с разными правами.
## Особенности для типа документа «комплект»

**«Состав комплекта»** — это список типов документов, которые обязательно или обычно входят в определённый комплект документов.

Если простой тип *«документ»* — это один документ, то тип *«комплект»* — это как папка с вложенными документами или типами документов, объединённых одной бизнес-операцией. «Состав комплекта» говорит системе, что именно должно быть внутри.

«Состав комплекта» нужен, чтобы при создании типа «комплект» система сразу знала, что в него должно входить. Это удобно: не нужно каждый раз вручную подбирать нужные типы документов.

> [!info] ПРИМЕР
>
>Допустим, у вас есть тип документа *«комплект»* — «Договор с подрядчиком».  
>В его составе могут быть такие типы документов:
>
>- **Договор** (обязательный основной документ)
>- **Приложение** (например, смета)
>- **Акт выполненных работ**
>- **Согласие на обработку данных**
>
>Когда вы создаёте такой тип документа *«комплект»*, система сразу предлагает добавить эти типы документов (из уже имеющихся в системе) — всё по шаблону, ничего не забудется.


Настройка структуры, атрибутов и доступа документов

Типы документов

Функционал **«Процессы»** в системе **Закрома.Архив** показывает, **что происходит с документом после запуска маршрута**. Это как отслеживание отправления: вы видите, где находится документ, кто с ним работает и что уже сделано.

Когда для документа запускается автоматизация, в которой есть маршрут (например, согласование), создаётся **процесс** - цепочка шагов, по которым документ движется внутри компании.

Если вы инициировали этот процесс (например, отправили договор на согласование), он появится у вас в разделе **«Процессы»** и вы сможете:

-   видеть, на каком этапе сейчас документ;
-   проверить, кто и что уже сделал;
-   отследить, были ли задержки или отклонения;
-   посмотреть, какая версия документа используется.
### Что видно в разделе «Процессы»?

На экране отображается список процессов, которые **вы запустили**. Для каждого процесса показано:

-   название документа и имя процесса (по умолчанию совпадает с названием документа);
-   статус документа;
-   дата и время создания документа;
-   ссылка на карточку документа в системе.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/6bd624b24bc893d99a9737c6f9dd5bfc.png)

### Как отслеживать ход работы?

Внутри каждого процесса есть два блока:

1.  **Маршрут**. Показывает маршрут в виде блоков - шаг за шагом:
-   каждый блок - это этап, например «Проверка юристом»;
-   указывается исполнитель и текущий статус шага;
-   шаги подсвечиваются по мере выполнения (удобно видеть, где документ сейчас «застрял»).

1. **История процесса**. Подробная таблица, где видно:
-   когда каждый шаг начался и закончился;
-   кто выполнял шаг;
-   резолюция (например, *«Согласовано»*);
-   комментарии исполнителей;
-   ссылки на версию документа, которая использовалась.

 > [!info] ПРИМЕР                                                                
 > Вы создали комплект «Договор аренды» и запустили согласование.       
 > В разделе **«Процессы»** в блоке **Маршрут** вы видите:                                       
 > -   Шаг 1: Бухгалтер получил задачу - выполнил;                     
 > -   Шаг 2: Юрист рассматривает - в процессе;                           
 > -   Шаг 3: Руководитель ещё не получил - не начато.                 
 >
 В блоке **История процесса** можно увидеть, что бухгалтер согласовал с комментарием: «Сумма согласована, всё верно».                         

### Особенности

-   Один документ может иметь **несколько активных процессов**;
-   Процессы включают в себя как маршруты, так и автоматизации;
-   Отображаются **вложенные процессы**, если они запущены на этапе маршрута;
-   Все действия логируются - журнал доступен постфактум;
-   Если автоматизация завершилась с ошибкой, это отображается в статусе процесса;
-   Видимость процесса зависит от **доступа пользователя к документу**, а не к самому процессу.


Отслеживание движения документов по маршрутам

Процессы

В системе электронного документооборота **Закрома.Архив** реализована поддержка шаблонизатора **JasperReports**, что позволяет автоматически создавать печатные формы документов на основе их атрибутов. Это удобный инструмент для формирования отчетов, актов, накладных и других документов прямо из системы.
## Возможности JasperReports в Закрома.Архив

- Гибкие шаблоны – можно разработать макет документа (`PDF, Excel, Word`) с логотипами, таблицами и подписями.  
- Динамические данные – подстановка значений из атрибутов документа (*дата, номер, контрагент* и др.).  
- Формирование в один клик – файл нужного образца формируется по клику и сразу добавляется к остальным файлам документа.
## Как это работает?

1. Развертывание инфраструктуры  
    В корпоративном контуре развертывается сервер **Jaspersoft**, который будет хранить и обрабатывать шаблоны документов.
    
2. Создание шаблона
	- Разрабатывается файл шаблона `.jrxml` в **JasperSoft Studio** или вручную
	- В шаблоне определяются:  
	    ✓ Поля данных  
	    ✓ Стили оформления  
	    ✓ Формулы и вычисления  
	    ✓ Логотипы и фирменные элементы    
	    
3. Публикация шаблона
	- Готовый шаблон загружается на **JasperServer**
	- Можно использовать автоматическую выгрузку прямо из **JasperSoft Studio**
	- Получаем постоянный путь к шаблону на сервере (например, `/reports/zakroma/report.jrxml`)
	
4. Настройка в системе
	- В настройках типа документа указывается полученный путь к шаблону
	    ![|400](https://lh7-rt.googleusercontent.com/docsz/AD_4nXearU1xm8dAjXadMb8hCcC3Ad_TzvvzGj5noky12_cEoNZwsyOjYrhcRSR_5_nmshwSGB5MIdPOTdZ9ZxXSM3FGJf-6Rnw-ZK1oJlgs_Sqvp5LkhI4cHJW1O_-Pa-kp-WJ1rzzVdg?key=zQ5Ztm2wHhH58uocpx91kQ)
	- Система теперь "знает", какой шаблон использовать для этого типа документов
	
5. Формирование файла
	- Открываете  редактирование нужного документа
	- Нажимаете кнопку `Сформировать документ по шаблону`
	    ![](https://lh7-rt.googleusercontent.com/docsz/AD_4nXfc-C2CAWgDDef8xe26SAtvk79wEX5lyMAHQCK61KnnJQBehQieGez_iqstkCVFbDlQA1VAXl498vwy3exOv6pIj7fSLH-ZMoz6RismdCX79j7wyHhUns5S41fVIN9T-ec9cfphrQ?key=zQ5Ztm2wHhH58uocpx91kQ)	    
	- Вводите название для генерируемого файла
	- Выберите формат (`.pdf` или `.docx`)![](https://lh7-rt.googleusercontent.com/docsz/AD_4nXfof2bqvDxgaqYCwtYcmuuPMHxWB8V9Yu0S7Vst9pQf2mL4Sc7asxn48hgQJBdoccoOViwoe7J6tJX7pzTmneuHLN6QH-l1H5QF4O7Y53gNUaAzsqmMmTc96DtyNJ6cZn-txYMn?key=zQ5Ztm2wHhH58uocpx91kQ)
	- Подтверждаете генерацию повторным нажатием кнопки
	
6. Результат
	- Система мгновенно создает файл по шаблону
	- Готовый документ автоматически прикрепляется к документу, в раздел с остальными файлами документа  
	    ![](https://lh7-rt.googleusercontent.com/docsz/AD_4nXfl_VSTBv9eeCUIVsr8MO5XUNkYlXBl0o8rOFd7kUP36lIWORs6CAkgHpDGy2g0CCS56s4qCNzMAvOECGC324z2xkgnEK7P41MB3h4YX7AKauUY_ODwKruSy-Q2-YRLmsTp1hHgYw?key=zQ5Ztm2wHhH58uocpx91kQ)
	

Такой процесс обеспечивает быструю и стандартизированную генерацию профессионально оформленных документов прямо из системы.
## Преимущества использования JasperReports

- Минимальные действия пользователя
- Автоматическое прикрепление результата
- Поддержка любых сложных шаблонов
- Централизованное хранение и обновление шаблонов

Интеграция **JasperReports** в **Закрома.Архив** значительно упрощает работу с печатными формами, сокращает время на подготовку документов и минимизирует ошибки. Это мощный инструмент для автоматизации отчетности в организациях любого масштаба.

Универсальные шаблоны JasperReports

Шаблоны документов

## Начало работы с администрированием

1.	Зайдите на сайт платформы.
2.	Раскройте вкладку **«Администрирование»**.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/d99694a43f9e46464d9eacd431b2ff1c.png)

Для администрирования доступны следующие разделы:

- [Типы документов](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/tipy-dokumentov?version=1.4)
- [Статусы](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/statusy?version=1.4)
- [Атрибуты](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/atributy?version=1.4)
- [Справочники](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/spravochniki?version=1.4)
- [Процессы](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/proczessy?version=1.4)
- [Роли](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/roli?version=1.4)
- [Группы пользователейj](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/gruppa_polzovatelej?version=1.4)
- [Пользователи](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/polzovateli?version=1.4)
- [Параметры](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/parametry?version=1.4)
- [Маршруты](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/marshruty?version=1.4)
- [Автоматизация](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/avtomatizacziya?version=1.4)
- [Аудит действий](https://zakroma.ru/knowledgeBase/archive/article/audit-dejstvij?version=1.4)

Пошаговое руководство по доступу к административным разделам

Раздел **«Параметры»** позволяет администраторам настроить соединение системы с S3-совместимым хранилищем, куда будут загружаться и храниться документы. Это ключевая часть инфраструктуры хранения файлов, обеспечивающая надёжность, масштабируемость и безопасность данных.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/c9685094a890d789bcd0579e07273da7.png)
## Что можно настроить в этом разделе

1.  Подключение к S3-хранилищу

-   **Host** - адрес подключения к S3-хранилищу (URL-адрес сервера хранения)

    -   Пример: `http://gateway-cloud-service.dev-zakroma\...`

-   **Access key** - ключ доступа к хранилищу
-   **Secret key** - секретный ключ. Скрыт от просмотра, можно раскрыть при необходимости.
-   **Bucket** - имя бакета (логического контейнера для файлов)
-   **Регион** - регион, в котором размещён бакет (например, `us-west`)

1.  Загрузка файлов

-   **Размер части загружаемого файла (Multipart Upload)**
    Указывается в мегабайтах. Пример: `5 МБ` - размер фрагмента при загрузке больших файлов.
-   **Максимальный размер загружаемого файла**
    Пример: `2000 МБ` - ограничения на размер одного файла.
-   **Записывать атрибуты документа как теги S3**
    Если активировать флажок, система будет передавать атрибуты документа в хранилище как метаданные (S3 tags) - это может быть полезно для интеграции и поиска на уровне S3.

3.  Допустимые расширения загружаемых файлов

В этом поле перечислены форматы файлов, которые можно загружать в систему, например: `pdf`, `doc`, `xlsx`, `png`, `mp4`, `pptx`, и др. Если файл не соответствует этим форматам - он не будет принят.
## Для чего это нужно?

-   Обеспечивает связь с удалённым файловым хранилищем
-   Позволяет загружать и хранить документы любых объёмов
-   Контролирует безопасность и допустимые типы файлов
-   Настраивает метаданные для более гибкой работы с хранилищем

> [!warning] Важно! 
> Раздел **«Параметры»** доступен только администраторам. Все изменения параметров требуют понимания архитектуры S3 и доступа к соответствующему хранилищу.


Настройка параметров подключения к S3-хранилищу

Параметры

Раздел **«Пользователи»** служит для управления всеми учётными записями системы: создания, назначения ролей, групп, замещений, а также блокировки пользователей. От правильной настройки пользователей зависит корректная работа маршрутов, автоматизаций и разграничение доступа.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/1da763aadec40c1feaf4454f2a652ac3.png)

В таблице отображаются:

-   ФИО и логин
-   Email
-   Назначенные роли
-   Статус доступа (активен/заблокирован);

Нажав на строку, можно открыть **карточку пользователя**, которая включает:

-   ФИО
-   Роль
-   Параметры доступа в систему
-   Замещения

### Создание нового пользователя

1.  Нажмите `Добавить пользователя`.
2.  Заполните:

    -   ФИО;
    -   логин (уникальный ID в системе);
    -   email;

3.  Сохраните пользователя, затем:

    -   назначьте роли во вкладке **«Роли»**;
    -   добавьте в группы на вкладке **«Группы»**.

При необходимости откройте карточку пользователя и отредактируйте нужные данные. Изменения вступают в силу сразу после сохранения. 
### Замещения

Система поддерживает возможность **замещения одного пользователя другим**. Это необходимо, например, на период отпуска или командировки.

Чтобы назначить замещение:

1.  В карточке пользователя нажмите `Добавить замещение`;
2.  Укажите:

    -   замещающего пользователя;
    -   **дату начала и окончания** действия;
    -   **комментарий** (при необходимости);

3.  Сохраните.

**Особенности:**

-   Замещения активируются **автоматически в дату начала**, не требуют ручного включения.
-   Замещающий получает:

    -   задачи, назначенные замещаемому;
    -   доступ к документам, с которыми работает замещаемый;
    -   отображение в маршрутах и отчётах как исполнитель.

-   Один пользователь может замещать **нескольких коллег**, и наоборот.
-   **Цепочки замещений не рекомендуются** - администраторам следует избегать перекрёстных и бесконечных схем.
### Особенности и рекомендации

-   Замещения могут быть **запланированы заранее**, включая временные и постоянные.
-   Только пользователи с административными правами имеют доступ к этому разделу.
-   Все действия над пользователями записываются в **аудит действий**.


Управление учетными записями сотрудников

Пользователи

**Статусы** отражают текущее состояние документа или комплекта и являются основой бизнес-логики документооборота. Они помогают быстро определить, на каком этапе находится объект: от черновика до утверждения, от рассмотрения до отклонения.

Статусы могут быть:

-   **Системными** - настроенными в системе по умолчанию: *На хранении, Черновик, Устаревший.* Эти статусы недоступны для удаления.
-  **Пользовательскими** - добавленными пользователями. Пользовательские статусы привязываются к системным и служат для отображения этапов бизнес-процесса.

Статусы позволяют:

-   обозначить **этап обработки** документа;
-   служить **условием для автоматических действий** и маршрутов;
-   **фильтровать и сортировать** документы в интерфейсе;
-   отображаться в **уведомлениях, задачах и заголовках карточек**.

Статус документу добавляется или редактируется в карточке документа.

### Где настраиваются статусы

1.  Перейдите в **«Администрирование» → «Статусы»**.

Откроется таблица, где можно задать список возможных статусов, их цвет,
порядок и переходы.

### Создание нового статуса

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/ad2f8d70b6fb2ee6e89e5f722052384f.png)

Чтобы добавить новый пользовательский статус:

1.  Нажмите `+ Добавить`;
2.  Введите название (например, **Не обработан**)
3.  Выберите тип системного статуса, к которому будет привязан пользовательский
4.  Сохраните новый пользовательский статус.


![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/10aac7c39727f3a7f1633bc51c64a5a0.png)
### Автоматическое изменение статусов

Изменение статуса может происходить **автоматически**, если:

-   срабатывает триггер в автоматизации (например, *«Файл загружен»* или *«Задача выполнена»*);
-   наступает событие в маршруте (например, завершён этап согласования);
-   выполняется условие (например, истечение срока).

Это позволяет выстроить **сквозную логику движения** без ручного вмешательства.
### Использование в интерфейсе

-   Статусы отображаются в **карточке документа**;
-   В **списках** они видны как метки (с цветом);
-   В **фильтрах** можно отобрать документы по статусу;
-   В комплектах документов статус отображается для каждого вложенного документа.

### Особенности и рекомендации

-   Статусы задаются отдельно для **каждого документа**;
-   Невозможно удалить статусы, если они уже используются в документах. Система выдаст уведомление об ошибке.


Управление статусами документов в системе

Статусы

Раздел **«Автоматизация»** позволяет упростить и ускорить работу с документами. Вы можете заранее настроить, что должно происходить с документом, когда меняются его параметры (например, статус, содержание или кто-то нажимает кнопку). Примеры автоматизации:

-   Автоматически менять статус документа (например, **Черновик** → **На хранении**).
-   Давать пользователям возможность создавать кнопки и запускать действия одним кликом.
-   Запуск маршрута при наступлении определённых условий.

В системе есть два типа шагов, которые можно использовать в автоматизации:

- **Пользовательское действие** - шаг выполняется по нажатию кнопки пользователем.
- **Автоматическое действие** - шаг выполняется самостоятельно, когда срабатывает заданный триггер (например, добавлен комментарий или изменён статус).
## Как создать автоматизацию

1.  Откройте **«Администрирование» → вкладка «Автоматизация»**. Здесь видно, какие автоматизации уже созданы.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/fb604f77d450479330e7d5c3c8e023e6.png)

2.  Нажмите кнопку `+ Автоматизация`. Дайте автоматизации понятное имя - например: *Изменение статуса документа*.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/1ee11058eb02d8bb8b8dbe328e05d357.png)

3.  Добавьте шаг (что именно должно произойти).

    -   Нажмите `+ Добавить шаг`.
    -   Введите название, например: *Смена статуса*
    -   Выберите тип шага: **Пользовательское действие** (если нужно нажимать кнопку) или **Автоматическое** (если должно срабатывать само по себе)

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/1eea14c0e865a80296731d93b4c7119c.png)

> **Если выбрано «Пользовательское действие»:**

4.  Настройте фильтр (когда должно происходить действие). Например:

    -   Поле/Атрибут: "Статус"
    -   Оператор: "Равно"
    -   Значение: "На хранении"

5.  Настройте кнопку: введите название кнопки, например: *Сменить статус*

6.  Добавьте действия (что должно произойти). Нажмите `+ Добавить`, выберите:

    -   Вид действия: "Обновить поле/атрибут"
    -   Поле/Атрибут: "Статус"
    -   Значение: "На хранении"

7.  Нажмите` Сохранить`. Готово - новая автоматизация появится в списке. Теперь пользователь сможет нажать кнопку в карточке документа, чтобы запустить нужное действие.

**Если выбрано «Автоматическое действие»:**

Пример: При добавлении комментария в документ со статусом **На хранении** - добавить пометку в описание.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/fe8966a48db888eb4e063b16a9ccf2ec.png)

8.  Укажите название шага.
9.  Нажмите `+ Добавить триггер`. Поддерживаемые триггеры:

    -   Документ создан
    -   Документ обновлен
    -   Документ удален
    -   Добавлен комментарий

10. (По необходимости) добавьте условие:

    -   Поле/Атрибут: "Статус"
    -   Оператор: "Равно"
    -   Значение: "На хранении"

11. В разделе **«Действия»** нажмите `+ Добавить`. Поддерживаемые действия:

    -   Вызвать webhook
    -   Обновить поле/атрибут
    -   Запуск маршрута

12. Нажмите `Сохранить`.

## **Как применить автоматизацию к документам**

Чтобы автоматизация работала, её нужно привязать к **типу документа**:

1.  Перейдите в **«Администрирование» → «Типы документов»**.
2.  Найдите нужный тип, откройте вкладку **«Автоматизация»**.
3.  Нажмите `+ Добавить`, выберите автоматизацию из списка.
4.  Сохраните изменения.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/845477e40147bf95bf8a73c24fa84796.png)

## Автоматизации по типам

Каждая автоматизация **привязывается к конкретному типу документа или комплекта**, и работает только для него.

Если необходимо, можно настроить **разные автоматизации** для разных типов:

-   Для *договоров* - одна логика;
-   Для *отчётов* - другая;
-   Для *комплектов испытаний* - третья.
-   и т.д.

Это позволяет гибко управлять бизнес-логикой документов в зависимости от контекста.

## Полезные сведения

-   Автоматизация **работает только для тех пользователей, у кого есть права на выполнение действия**. Если действие требует прав, которых у пользователя нет - оно не выполнится. Если пользователь не имеет права выполнить действие вручную, автоматизация не сработает.
-   Администратор может изменять, дублировать и отключать автоматизации в любой момент.
-   Автоматизации **выполняются от имени пользователя**, который вызвал триггер (например, сохранил карточку или изменил статус).
-   Можно добавить **несколько действий к одному событию** - они выполняются в порядке добавления.
-   Автоматизация **не вызывает другие автоматизации** - цепочек не создаётся.


Оптимизация работы с группами документов

Автоматизация

Группы пользователей позволяют объединять сотрудников по отделам, ролям или другим признакам и централизованно назначать им права доступа. Это особенно полезно при работе с большими командами и позволяет упростить администрирование.

Чтобы перейти к управлению группами:

1.  Откройте **«Администрирование»**;
2.  Перейдите в подраздел **«Группы пользователей»**.

На экране откроется список всех существующих групп. Отсюда можно создавать, просматривать, редактировать или удалять группы.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/58e65253034db071b71b093121103849.png)
### Создание новой группы

1.  Нажмите кнопку `+ Создать группу`.
2.  Укажите:
    -   **Название группы** (например: *Бухгалтерия*, *Отдел продаж*, *Проект Х*);
3.  Нажмите `+ Добавить`;
4.  Выберите одного или нескольких пользователей. Нажмите `+Добавить`;
5.  Для варианта *«Импорт группы из LDAP»* укажите нужную LDAP-группу, которую нужно связать.
6.  Нажмите `Сохранить`.

После сохранения группа появится в общем списке и будет доступна при назначении прав.

 > [!info] Зачем использовать импорт из LDAP?                                    
 > -   Автоматическое добавление пользователей из уже существующих  LDAP-групп.               
 > -   Синхронизация с корпоративной системой (без ручного ввода каждого сотрудника).
 > -   Экономия времени администратора                                      
 > -   Централизованный контроль доступа                                 

### Добавление и удаление участников

1.  Откройте созданную группу (кроме групп, импортированных из LDAP);
2.  Нажмите кнопку `Добавить пользователя`;
3.  Выберите одного или нескольких пользователей;
4.  Нажмите `Сохранить`.

Чтобы удалить пользователя из группы - нажмите иконку `три точки` напротив
его имени и выберите вариант `Удалить`.

Один пользователь может входить **в несколько групп одновременно**.
### Использование групп в системе

Группы активно применяются при настройке:

| **Компонент системы**          | **Как используются группы**                            |
| ------------------------------ | ------------------------------------------------------ |
| **Типы документов**            | Назначение прав на просмотр, редактирование и создание |
| **Автоматизации**              | Назначение наблюдателей или исполнителей по группе     |
| **Маршруты согласования**      | Задание шагов по группе                                |
| **Справочники и фильтры**      | Ограничение видимости значений или записей             |
| **Смарт-папки и доступ к ним** | Настройка видимости списков документов                 |

Использование групп позволяет назначать права сразу на всех участников, без необходимости указывать их вручную.

### Удаление и редактирование группы

-   Чтобы удалить группу, нажмите иконку `три точки` рядом с названием группы и выберите `Удалить`.
-   При удалении группы все связанные с ней настройки доступа **перестают работать**, но **сами пользователи сохраняются** в системе.
-   Чтобы переименовать группу или изменить описание, откройте её карточку и нажмите `Редактировать`.

### Особенности

-   Группы работают **в связке с ролями**, а не вместо них. Например, можно дать доступ только группе *Юристы*, но только если у них есть нужная роль.
-   Изменения состава группы **влияют на доступ немедленно**: новый участник сразу получает все привязанные права, а удалённый - теряет их.
-   В системе нет возможности создавать **вложенные группы** - каждая группа самостоятельна.


Создание и редактирование пользовательских групп

Группы пользователей


**Маршрут** - это последовательность шагов, по которым проходит документ: от создания до утверждения или завершения.

Маршруты настраиваются **внутри конкретного типа документа**. Один документ может пройти один или несколько маршрутов. Каждый маршрут состоит из **наборов шагов**, которые могут выполняться последовательно, параллельно или по условиям.

Каждый шаг маршрута - это конкретное действие, которое выполняет либо человек, либо сама система. Чтобы не передавать документ вручную от одного сотрудника к другому, вы один раз настраиваете маршрут. Далее всё происходит автоматически - как только документ создан или изменён.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/518eb1e123d5bc2fba045083e0c93459.png)

**Что может маршрут?**

1. Передавать задачи нужным сотрудникам. Например: бухгалтер проверяет, юрист согласовывает, директор утверждает.
2. Задавать сроки. Можно указать, сколько дней даётся на каждый этап. Это называется SLA. Cистема напомнит, если время вышло.
3. Выполнять действия без участия человека. Например: автоматически сменить статус, заполнить поле, отправить webhook.
4. Работать вместе с автоматизациями. Маршрут может запускаться по определённому событию (например, при создании документа).

### Как настраивается маршрут?

1.  Перейдите в раздел **«Администрирование» → «Маршруты».**
2.  Нажмите `+ Добавить` и задайте название.
3.  Добавьте описание (по желанию).
4.  Нажмите `Сохранить`.
5.  Добавьте шаги маршрута: ручные и/или системные.
6.  Укажите порядок выполнения (входящие шаги).
7.  Сохраните внесенные изменения.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/c364f310a3fa1abd2995db0e03d8e956.png)

Что можно делать с маршрутом:

-   Редактировать - изменить название, шаги, сроки, исполнителей
-   Удалить - маршрут больше не будет использоваться
-   Активировать - чтобы маршрут начал работать в автоматизации

### Шаги маршрута

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/fb790a84f5fd1992387572db61f2a871.png)

1) **Ручной шаг - выполняет человек**

На этом шаге пользователь получает задачу: согласовать, отклонить,
подписать и т.д.

-   Вы выбираете исполнителя (конкретного человека, группу или роль)
-   Указываете срок (например, 2 дня)
-   Система создаёт задачу в его разделе «Мои задачи»

2) **Системный шаг - выполняет система**

На этом шаге действие происходит автоматически. Например:

| Вид действия        | Что делает                                                |
| ------------------- | --------------------------------------------------------- |
| **Обновить поле**   | Меняет значение в карточке (например, статус: «Черновик») |
| **Вызвать webhook** | Отправляет данные во внешнюю систему                      |
### Как запускается маршрут

1.  Перейдите в раздел **«Автоматизация»**
2.  Создайте или откройте нужную автоматизацию
3.  Добавьте шаг с действием **«Запуск маршрута»**
4.  Выберите нужный маршрут
5.  Привяжите автоматизацию к **типу документа**

### Особенности

-   Один документ может участвовать в **нескольких маршрутах** (поэтапное согласование);
-   Запуск маршрута можно **ограничить по ролям**;
-   Маршрут может автоматически **менять статус документа**;
-   Все действия фиксируются в **журнале аудита**;
-   При завершении маршрута можно:
    -   изменить поле;
    -   отправить уведомление;
    -   перейти к следующему маршруту;
    -   создать задачу.


Автоматическое движение документа по этапам

Маршруты

Роли в системе **Закрома.Архив** позволяют гибко управлять доступом пользователей к данным, функциям и действиям. С их помощью можно чётко определить, кто имеет право создавать документы, настраивать систему, участвовать в согласовании и подписании.

Все роли делятся на **административные** и **пользовательские**. Административные управляют настройками системы, а пользовательские определяют поведение и доступ к документам.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/1166779afb54e0851516996c10aa5de4.png)

### Административные роли

Административные роли используются для настройки и администрирования системы. Они дают доступ к ключевым функциям: настройке типов документов, маршрутов, параметров системы, управлению пользователями, аудитом и другим административным разделам.

**Полезно для**: ИТ-специалистов, администраторов, кураторов документооборота, координаторов подразделений.

**Примеры административных ролей**:

-   *Администратор подразделения* - управляет пользователями, группами и правами доступа внутри своего отдела.
-   *Администратор конфигураций* - имеет доступ к настройке статусов, автоматизации, хранилища, типов документов и атрибутов.

**Полный список разрешений для административных ролей:**

-   Редактирование маршрутов
-   Доступ к вкладке атрибуты
-   Доступ к вкладке аудита действий
-   Удаление статусов
-   Удаление справочников
-   Удаление атрибутов
-   Блокировка пользователей
-   Удаление типов документов
-   Удаление ролей
-   Отображение справочников
-   Редактирование статусов
-   Редактирование справочников
-   Редактирование атрибутов
-   Редактирование данных пользователей
-   Редактирование типов документов
-   Редактирование ролей
-   Отображение удалённых документов
-   Чтение статусов
-   Доступ к вкладке роли
-   Редактирование смарт-папок
-   Доступ к вкладке статусов
-   Доступ к меню настроек подключения к хранилищу
-   Доступ к вкладке типы
-   Доступ к вкладке пользователи
-   Доступ к вкладке группы пользователей
-   Доступ к вкладке автоматизаций

**Как создать административную роль**:

1.  Перейдите в раздел **«Администрирование» → «Роли»**.
2.  Нажмите `Добавить`.
3.  В поле *Наименование* укажите название роли. Например *«Администратор подразделения».*
4.  В поле *Вид роли* выберите **Административная**.
5.  Введите краткое описание - например: *«Управляет доступами внутри
    подразделения»*.
6.  Блок **«Разрешения»** - нажмите `Добавить` и выберите нужные пункты из выпадающего списка.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/641e620e8d9922a340c17ba04155743b.png)

7.  Блок **«Пользователи»** - нажмите `Добавить`, выберите пользователей, которым назначается эта роль.

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/432229280572061564040e638f60c98c.png)

8.  Нажмите `Сохранить`.

### Пользовательские роли

Пользовательские роли задают поведение сотрудников при работе с документами: создание, редактирование, подписание, просмотр. Они позволяют разграничить доступ и включить роли в маршруты и автоматизации.

> [!info] Пример:
>-   Автор
>-   Согласующий
>-   Подписант

**Разрешения для пользовательских ролей**:

-   Чтение документов
-   Редактирование документов
-   Удаление документов
-   Подписание документов
-   Удаление комментариев

**Как создать пользовательскую роль**:

![image](https://storage.yandexcloud.net/zakroma-ru/media/610aacb6b7e6a8afdd17414a454b0cbd.png)

1.  Перейдите в **«Администрирование» → «Роли»**.
2.  Нажмите `Добавить`.
3.  Укажите название и выберите **Пользовательская** в поле *Вид роли*.
4.  Добавьте описание роли - например: *«Может подписывать документы своего подразделения»*.
5.  В блоке **«Разрешения»** нажмите `Добавить` и выберите нужные действия (например, «Подписание документов»). 
6.  Перейдите в блок **«Пользователи»**, нажмите `Добавить` и выберите сотрудников, которым будет назначена эта роль.
7.  Сохраните роль.

### Роли по отношению к документу или комплекту

Каждый документ может иметь **локальные роли**, определяющие доступ
именно к нему.

| Роль         | Доступ                                                                 |
|--------------|------------------------------------------------------------------------|
| Автор        | Полный доступ к документу, включая редактирование                     |
| Наблюдатель  | Только чтение, даже если нет прав по ролям и иерархии                 |
| Никто        | Отсутствие доступа                                                     |

> [!warning] Особенность: 
>**Наблюдатель** - это исключение в модели безопасности. Пользователь с этой ролью **может просматривать документ**, даже если он:
>-   не имеет глобальных ролей на тип документа;
>-   не входит в группу с доступом;
>-   не имеет прав по иерархии.

**Права доступа по ролям учитываются при:**

-   просмотре карточек;
-   доступе к файлам и вложениям;
-   возможности изменять поля;
-   запуске маршрутов;
-   доступе к действиям в интерфейсе.

Один пользователь может иметь несколько ролей одновременно.

### Рекомендации

-   Назначайте роли через группы пользователей - так проще управлять большими коллективами.
-   Избегайте назначения всех прав сразу - используйте принцип минимального доступа.
-   Проверяйте состав ролей и назначенных пользователей регулярно.
-   Для временных задач используйте ограниченные роли или замещения.


Управление административными и пользовательскими ролями

Роли

Ответы на популярные вопросы по работе с системой

Часто задаваемые вопросы

Как это работает на практике

Пошаговый пример использования

С чего начать?

Добро пожаловать в Закрома.Архив!

О системе

Данные для анализа и контроля

Отчеты

Часто используемые документы под рукой

Избранное

Быстрый доступ к своим документам

Мои документы

Вся история экспорта данных в одном месте

Мои выгрузки

Пространство для работы с документами

Документы

Единый набор связанных документов

Комплекты документов

Всё, что ждёт вашего решения

Мои задачи

Удобная группировка нужных документов

Мои списки

Что изменилось в приложении в текущем релизе