Типы документов

Функционал «Типы документов» в системе Закрома.Архив — это инструмент, который позволяет гибко настроить, как документы будут выглядеть, кто сможет с ними работать и какие процессы будут к ним применяться.

Зачем вообще нужен тип документа?

В компании могут обрабатываться десятки или сотни разных видов документов: договоры, акты, приказы, заявки и так далее. У каждого из них — своё содержание, доступ, правила согласования и т. д. Тип документа помогает всё это заранее определить и стандартизировать. Тип документа определяет состав атрибутов, права доступа, связанные с ним процессы.

Объединить несколько типов документов можно в Комплект документов. В комплект входят другие типы документов, он также может иметь свои атрибуты. Например, комплект «Прием на работу» может содержать приказы о приеме на работу, соглашение о конфиденциальности, заявление сотрудника и другие документы, принятые при операции оформления на работу в виде комплекта.

Что умеет тип документа

1. Классифицирует документы

Вы задаёте, к какой категории (папке иерархии) относится документ: например, «Договор», «Внутренний приказ» или «Комплект проектной документации». Это упрощает навигацию, поиск и работу с документами.

2. Управляет доступом

Каждому типу можно задать, кто может:

• создавать такие документы;
• видеть и редактировать их;
• подписывать, утверждать или комментировать.

Доступ задаётся через пользователей, группы пользователей и роли. Например, только HR может работать с приказами, а только бухгалтерия — с актами.

Важно!
Доступ, установленный на категории (папки иерархии), наследуется вложенными документами и комплектами документов.
Доступ, заданный на документ или комплект документов, не влияет на категорию.

3. Настраивает структуру карточки (атрибуты)

При нажатии на кнопку + Добавить предлагается выбор из имеющихся в системе атрибутов.

4. Привязывает автоматизации

К каждому типу можно прикрепить действия, которые происходят автоматически. Например:

• если документ изменён — запустить маршрут согласования;
• если добавлен файл — сменить статус;
• если заполнено определённое поле — отправить уведомление.

Как создать тип документа

Перейдите в раздел Администрирование → Типы документов. Выполните следующие действия:

• Нажмите + Тип документа.
• Введите название, выберите — это отдельный документ или комплект.
• Назначьте группу, описание и, при необходимости, путь к шаблону печати.
• Отметьте опции: доступность, участие в полнотекстовом поиске.
• Сохраните.

После создания станут доступны вкладки:

• Доступ — кто может с документом работать.
• Атрибуты — какие поля будут в карточке.
• Автоматизация — что должно происходить автоматически.

Что ещё можно:

• Редактировать иерархию: перемещать типы и группы, превращать тип в группу и наоборот.
• Удалять типы: если они больше не используются, и восстанавливать удалённые.

• Добавлять состав комплекта к комплектам документов.
• Ограничивать доступ по группам: например, один и тот же тип «Заявка» может быть доступен разным отделам с разными правами.

Особенности для типа документа «комплект»

«Состав комплекта» — это список типов документов, которые обязательно или обычно входят в определённый комплект документов.

Если простой тип «документ» — это один документ, то тип «комплект» — это как папка с вложенными документами или типами документов, объединённых одной бизнес-операцией. «Состав комплекта» говорит системе, что именно должно быть внутри.

«Состав комплекта» нужен, чтобы при создании типа «комплект» система сразу знала, что в него должно входить. Это удобно: не нужно каждый раз вручную подбирать нужные типы документов.

ПРИМЕР

Допустим, у вас есть тип документа «комплект» — «Договор с подрядчиком».
В его составе могут быть такие типы документов:

• Договор (обязательный основной документ)
• Приложение (например, смета)
• Акт выполненных работ
• Согласие на обработку данных

Когда вы создаёте такой тип документа «комплект», система сразу предлагает добавить эти типы документов (из уже имеющихся в системе) — всё по шаблону, ничего не забудется.