Автоматизация

Раздел «Автоматизация» позволяет упростить и ускорить работу с документами. Вы можете заранее настроить, что должно происходить с документом, когда меняются его параметры (например, статус, содержание или кто-то нажимает кнопку). Примеры автоматизации:

• Автоматически менять статус документа (например, Черновик → На хранении).
• Давать пользователям возможность создавать кнопки и запускать действия одним кликом.
• Запуск маршрута при наступлении определённых условий.

В системе есть два типа шагов, которые можно использовать в автоматизации:

• Пользовательское действие - шаг выполняется по нажатию кнопки пользователем.
• Автоматическое действие - шаг выполняется самостоятельно, когда срабатывает заданный триггер (например, добавлен комментарий или изменён статус).

Как создать автоматизацию

1. Откройте «Администрирование» → вкладка «Автоматизация». Здесь видно, какие автоматизации уже созданы.

2. Нажмите кнопку + Автоматизация. Дайте автоматизации понятное имя - например: Изменение статуса документа.

3. Добавьте шаг (что именно должно произойти).

   • Нажмите + Добавить шаг.
   • Введите название, например: Смена статуса
   • Выберите тип шага: Пользовательское действие (если нужно нажимать кнопку) или Автоматическое (если должно срабатывать само по себе)

Если выбрано «Пользовательское действие»:

4. Настройте фильтр (когда должно происходить действие). Например:

   • Поле/Атрибут: “Статус”
   • Оператор: “Равно”
   • Значение: “На хранении”

5. Настройте кнопку: введите название кнопки, например: Сменить статус

6. Добавьте действия (что должно произойти). Нажмите + Добавить, выберите:

   • Вид действия: “Обновить поле/атрибут”
   • Поле/Атрибут: “Статус”
   • Значение: “На хранении”

7. Нажмите Сохранить. Готово - новая автоматизация появится в списке. Теперь пользователь сможет нажать кнопку в карточке документа, чтобы запустить нужное действие.

Если выбрано «Автоматическое действие»:

Пример: При добавлении комментария в документ со статусом На хранении - добавить пометку в описание.

8. Укажите название шага.

9. Нажмите + Добавить триггер. Поддерживаемые триггеры:

   • Документ создан
   • Документ обновлен
   • Документ удален
   • Добавлен комментарий

10. (По необходимости) добавьте условие:

    • Поле/Атрибут: “Статус”
    • Оператор: “Равно”
    • Значение: “На хранении”

11. В разделе «Действия» нажмите + Добавить. Поддерживаемые действия:

    • Вызвать webhook
    • Обновить поле/атрибут
    • Запуск маршрута

12. Нажмите Сохранить.

Как применить автоматизацию к документам

Чтобы автоматизация работала, её нужно привязать к типу документа:

1. Перейдите в «Администрирование» → «Типы документов».
2. Найдите нужный тип, откройте вкладку «Автоматизация».
3. Нажмите + Добавить, выберите автоматизацию из списка.
4. Сохраните изменения.

Автоматизации по типам

Каждая автоматизация привязывается к конкретному типу документа или комплекта, и работает только для него.

Если необходимо, можно настроить разные автоматизации для разных типов:

• Для договоров - одна логика;
• Для отчётов - другая;
• Для комплектов испытаний - третья.
• и т.д.

Это позволяет гибко управлять бизнес-логикой документов в зависимости от контекста.

Полезные сведения

• Автоматизация работает только для тех пользователей, у кого есть права на выполнение действия. Если действие требует прав, которых у пользователя нет - оно не выполнится. Если пользователь не имеет права выполнить действие вручную, автоматизация не сработает.
• Администратор может изменять, дублировать и отключать автоматизации в любой момент.
• Автоматизации выполняются от имени пользователя, который вызвал триггер (например, сохранил карточку или изменил статус).
• Можно добавить несколько действий к одному событию - они выполняются в порядке добавления.
• Автоматизация не вызывает другие автоматизации - цепочек не создаётся.