Пошаговый пример использования

Юзер-кейс: Компания «ГеоПроект» внедряет электронный документооборот через Закрома.Архив

Цель: Упростить согласование договоров, улучшить контроль за документооборотом, исключить потери важных файлов.

Этап 1: Настройка системы

Администратор заходит в раздел «Администрирование» и:

• Создает типы документов: «Договор подряда», «Смета», «Акт выполненных работ», «Комплект проектной документации».

• Назначает для каждого типа свой набор атрибутов (например, у «Договора» - «Контрагент», «Сумма», «Срок действия»).

• Настраивает автоматизации:

  • При создании «Договора» - сразу запуск маршрута согласования.
  • При смене статуса на «На хранении» - отправить уведомление юристу.

• Устанавливает маршруты согласования:

  • Сначала документ уходит в бухгалтерию,
  • Потом - в юридический отдел,
  • Затем - на подписание руководителю.

Создает группы пользователей - «Бухгалтерия», «Юристы», «Руководство» - и назначает роли (например, Согласующий, Подписант).

Этап 2: Создание документов

Менеджер проекта создает документ типа «Договор подряда», заполняет атрибуты и прикрепляет файл.

Система автоматически запускает маршрут согласования, и на вкладке «Процессы» видно:

• кто согласует,
• на каком этапе всё находится,
• сколько времени занимает каждый шаг.

Этап 3: Работа с комплектами

После утверждения договора менеджер создает комплект с типом «Комплект проектной документации», в который входят:

• сам договор,
• приложение,
• акт выполненных работ.

Состав комплекта уже настроен заранее, система сама подсказывает нужные типы документов.

Этап 4: Контроль и аналитика

Руководитель отдела заходит в «Отчёты» и формирует:

• список всех «Актов выполненных работ» за квартал;
• отчёт по статусам (например, сколько документов в статусе На хранении);
• список просроченных задач в «Маршрутах».

Все отчёты сохраняются в «Мои выгрузки».

Этап 5: Упрощение повседневной работы

• Сотрудники добавляют важные документы в «Избранное», чтобы не искать каждый раз.
• Пользуются «Мои документы» и «Мои задачи», где отображаются только актуальные для них документы и задачи.
• Сохраняют фильтры как смарт-папки - например, смарт-папка «Все мои договоры на подписании».

Этап 6: Замещения и безопасность

Во время отпуска бухгалтера его замещает другой сотрудник - это настроено в карточке пользователя. Все задачи переходят к замещающему.

Специалист по безопасности отслеживает изменения и действия в разделе «Аудит действий»: кто создавал, удалял, редактировал, когда и что именно.

Этап 7: Хранение и структура

Документы хранятся в иерархии, логика организации повторяет структуру компании: «Контракты» → «2025» → «Апрель».

Хранение ведётся через S3-хранилище, настроенное в разделе «Параметры». Все файлы в безопасном облаке.

Результат

Компания «ГеоПроект» за одну неделю полностью перешла на цифровой документооборот. Никаких потерянных файлов, видно - кто что делает, процессы идут автоматически, задачи не «висят». Руководство в любой момент видит, на каком этапе документы.