Комплекты документов

Работа с комплектами документов

Комплект (экземпляр) — это составной объект, предназначенный для удобной работы с логически объединённым набором документов. Вместо того чтобы работать с каждым документом отдельно, пользователь управляет всем комплектом как единой сущностью.

Рисунок 1. Иерархия структуры документации, если в составе документации имеется Комплект (экземпляр)

Рисунок 2. Иерархия структуры документации, если Комплект (экземпляр) отсутствует

ВНИМАНИЕ!

Различайте два понятия комплект:

Комплект документов (экземпляр) — это группа связанных документов, с которой работает пользователь как с единым целым. Он используется для хранения, просмотра, согласования и версионного контроля документации и других логических блоков информации.

Тип документа «Комплект» — это настройка в системе, определяющая структуру, доступ, атрибуты и бизнес-логику будущих пакетов документации. Его основная функция — администрирование: задание состава, атрибутов и автоматизаций, применяемых к создаваемым экземплярам документов.

Структура комплекта

Комплект включает в себя несколько типов документов, которые могут быть:

• Множественными — от одного типа можно создавать много документов.
• Повторно используемыми — один и тот же тип может входить в разные комплекты.

Ключевые возможности

• Создание типов комплектов с заранее определённым составом и параметрами.
• Наследование атрибутов и структуры от типа комплекта при создании экземпляра.
• Поиск и фильтрация по параметрам, атрибутам и вложенным документам.
• Версионность комплекта:
  • Минорная версия — создается при добавлении или изменении вложенных документов (например, добавили новый отчёт в комплект). Версия обновляется с 1.0 на 1.1, 1.2 и т.д.
  • Мажорная версия — создается при изменении свойств комплекта (например, названия, статуса, состава типов или атрибутов). Версия меняется с 1.2 на 2.0 и далее.
• Статусная модель — каждый комплект может иметь свой статус (например На согласовании, Утвержден) с возможностью автоматических переходов.
• Иерархия — поддержка вложенности комплектов любого уровня.
• Смарт-папки — автоматическое отображение комплектов и документов, соответствующих заданным фильтрам.

Атрибуты и параметры

Пользователь при создании комплекта может задать:

• Обязательные поля: название, дата, тип комплекта.
• Необязательные параметры: номер, статус, наблюдатели, описание.
• Дополнительные атрибуты, заданные администратором (например, ответственный отдел, категория, приоритет).

Роли и действия

• Администратор:

  • Создаёт и настраивает типы комплектов.
  • Определяет доступ, состав, атрибуты и автоматизации.

• Пользователь:

  • Создаёт экземпляры комплектов на основе типов.
  • Добавляет в них документы и заполняет поля атрибутов.

Пример использования комплектов: Управление проектной документацией

Цель
Упорядочить и централизовать работу с проектной документацией на строительном объекте, обеспечив контроль версий, статусных переходов и доступ по ролям.

Участники (роли пользователей или групп пользователей)

• Проектный инженер — создает и наполняет комплект.
• Руководитель проекта — отслеживает статус и версии.
• Администратор — настраивает типы комплектов, доступ и атрибуты.

Предпосылки

• В разделе «Администрирование» → «Типы документов» создан тип документа с видом «Комплект» под названием Комплект проектной документации.
• Вкладка «Атрибут» содержит настраиваемые поля: Объект, Стадия, Ответственный, Сметная стоимость, Дата начала, Дата окончания.
• Через вкладку «Состав комплекта» заданы типы вложенных документов: Архитектурные чертежи, Пожарная безопасность, Технологические решения.

Основной сценарий

1. Проектный инженер заходит в главное меню и выбирает тип Комплект проектной документации.
2. Нажимает кнопку Создать.
3. В открывшейся форме указывает параметры комплекта:
   • Название: “ЖК Солнечный берег, Корпус 3”
   • Объект: “Корпус 3”
   • Стадия: “Проектирование”
   • Ответственный: “Иванов И.И.”
   • Дата начала: 01.06.2025
4. Добавляет вложенные документы, выбрав подходящие типы:
   • Генплан участка
   • Проект электроснабжения
   • Пояснительная записка

ПОЯСНЕНИЕ

Когда пользователь добавляет содержимое в комплект, он выбирает из списка типов документов, которые были заранее заданы в составе типа комплекта администратором. Например: «Генплан участка».

Эти типы документов указываются на этапе настройки в «Администрирование» → «Типы документов» → [ваш тип комплекта] → «Состав комплекта».

5. Сохраняет комплект — система присваивает версию 1.0.
6. Через неделю добавляется новая версия чертежа — создается минорная версия: 1.1.
7. После перевода статуса в На согласовании и смены параметров — фиксируется мажорная версия: 2.0.
8. Руководитель проекта отслеживает прогресс через статус комплекта и смарт-папку, где автоматически отображаются все комплекты по объекту и стадии.

Результаты

• Вся документация по объекту централизована в одном месте.
• Можно отслеживать историю изменений и возвращаться к нужной версии.
• Доступ разграничен: проектировщики, подрядчики, надзорные органы — каждый видит только своё.
• Автоматизация статусов ускоряет контроль и согласование.