Документы

Раздел «Документы» - это основное рабочее пространство системы Закрома.Архив. Здесь пользователи могут просматривать, искать, редактировать и систематизировать документы, а также управлять их статусами и доступом.

Структура раздела

В левой части экрана находится меню с двумя вкладками:

Иерархия - дерево папок и типов документов.
Смарт-папки - автоматически формируемые списки типов документов по заданным условиям.

На рисунке ниже показан интерфейс вкладки «Документы», где видно как структуру иерархии, так и смарт-папки:

Иерархия

Иерархия представляет собой древовидную структуру, аналогичную папкам на компьютере. Каждый узел дерева может содержать документы или комплекты. Это удобно для организации данных по направлениям, отделам или проектам.

В системе Закрома.Архив главное меню представляет собой иерархический список всех типов документов, доступных вам в рамках вашей роли. Каждый пункт меню - это тип документа или тип комплекта, например:

Для создания документа нажмите кнопку Создать и заполните поля открывающихся форм. Поля, отмеченные иконкой *, являются обязательными для заполнения.

Для просмотра содержимого документа достаточно нажать курсором на название узла в дереве.

Смарт-папки

Смарт-папки автоматически подбирают типы документов по заданным условиям. Например, можно настроить смарт-папку, которая будет отображать все типы документов с определённым статусом, автором или датой создания.

Смарт-папки полезны для:

быстрого доступа к нужным материалам;
отслеживания просроченных документов;
мониторинга активности по проектам.

Как создать смарт-папку в системе Закрома.Архив узнайте здесь

Работа с документами

Выбрав нужный документ в дереве, пользователь попадает в его карточку.

Здесь отображается:

название документа;
тип и статус;
описание;
автор и список наблюдателей;
прикреплённые файлы-вложения;
история версий и изменений.

Карточка может включать просмотр вложенных файлов. Если документ открыт только для чтения, соответствующее уведомление будет отображено.

Статусы документов

Каждый документ может иметь один из предопределённых статусов:

Черновик - в процессе редактирования;
На хранении - готовый и утверждённый документ;
Устаревший - документ более не актуален.

Статусы задаются администраторами и могут быть расширены при необходимости.

Фильтрация в документах

Система позволяет гибко настраивать фильтры по различным полям, включая пользовательские атрибуты. Это упрощает поиск нужной информации среди большого объёма данных.

Вы можете:

добавить один или несколько фильтров;
выбрать логическое условие И или ИЛИ;
задать значения для текстов, дат, статусов и других атрибутов.

ПРИМЕР

Поле: “Статус”
Оператор: “равно”
Значение: “Черновик”

Если таблица результатов содержит слишком много строк, система может показать предупреждение: «Превышено допустимое количество строк для отображения». В этом случае рекомендуется уточнить фильтры.

Доступ к документам

Доступ регулируется на двух уровнях:

По ролям - глобально или для определённого типа документа;
Локально - по конкретному документу (через добавление пользователя в список наблюдателей или назначение в качестве автора).

Режим просмотра зависит от роли и может быть как полнофункциональным (редактирование, загрузка, удаление), так и ограниченным (только чтение).